يتولى شاغل وظيفة المشتري أو المشتري الأول إعداد وتنفيذ ومتابعة جميع أنشطة المشتريات بكفاءة، بما يضمن التسليم في الوقت المحدد، والجودة المثلى، والأسعار التنافسية، والالتزام بالموردين المعتمدين والسياسات والمعايير التنظيمية. ويشمل الدور الإشراف على المشتريات المعقدة، ودعم أهداف سلسلة الإمداد ضمن وظائف أو كيانات مجموعة فقيه للرعاية الصحية المحددة.
المهام والمسؤوليات
- تنفيذ جميع طلبات الشراء بسرعة وفق سياسات وإجراءات مجموعة فقيه للرعاية الصحية.
- ضمان الحصول على الأصناف الحرجة ومرتفعة الطلب من عدة موردين معتمدين، مع توفير بدائل مناسبة.
- التحقق من إتمام جميع أوامر الشراء وفق الجدول المحدد وبما يتوافق مع معايير المشتريات والمتطلبات التنظيمية.
- إجراء تقييمات سنوية لأداء الموردين وتحديث سجلات النظام وفقًا لذلك.
- تحديد الموردين الجدد والتعامل معهم ممن يقدمون جودة أو أسعارًا أو شروط دفع أفضل، مع الحفاظ على امتثال الموردين.
- التفاوض بفاعلية مع الموردين لتأكيد الطلبات، مع ضمان دقة المواصفات والكميات والأسعار ومواعيد التسليم.
- متابعة أداء الموردين لضمان التسليم في الوقت المحدد، ومنع نفاد المخزون، والحد من التخزين الزائد.
- الحفاظ على دقة سجلات أوامر الشراء في النظام وإعداد تقارير دورية عن الطلبات المفتوحة وحالة التسليم ومؤشرات أداء المشتريات.
- التنسيق مع المستودعات وفرق التخطيط لإدارة عمليات إرجاع الأصناف واستبدالها ومعالجة المشكلات المتعلقة بالمخزون غير المتحرك أو منتهي الصلاحية.
- دعم المستخدمين النهائيين بالمواصفات الفنية للمنتجات وطلبات عروض الأسعار وطلبات المعلومات، مع ضمان تقديم خدمة وتواصل عاليي الجودة.
- معالجة المشكلات التي قد تؤثر في العمليات، مثل تأخر التسليم أو عدم توفر المنتجات، والتوصية بالإجراءات التصحيحية.
- ضمان تعريف جميع الأصناف بدقة في النظام، باستخدام الرموز والأوصاف والأسعار ووحدات القياس الصحيحة.
- طلب عروض الأسعار الخاصة بالمناقصات المفتوحة والمشتريات الكبرى ومراجعتها، مع ضمان توافقها مع المتطلبات الفنية والتجارية.
- إدارة مشتريات المناقصات وإعداد تقارير تلخص مراحل المشاريع ونتائج المشتريات.
- ضمان امتثال جميع المشتريات للمعايير التنظيمية، بما في ذلك متطلبات الجهات المحلية والإقليمية، والتأكد من حصولها على موافقة اللجان المعنية، وهي ESSC وP&T وFFC.
- الشراء فقط من الموزعين المعتمدين والحفاظ على مستويات مخزون كافية ضمن الحدود المعتمدة.
- إعداد وتقديم تقارير المشتريات الدورية، بما في ذلك وفورات التكلفة وأداء الموردين ومرتجعات المخزون.
- التوصية بتحسينات العمليات، واستخدام منصات عروض الأسعار الرقمية، والمساهمة في تطوير سير العمل.
- تقديم التوجيه والدعم للزملاء، وذلك في مستوى المشتري الأول، للمساعدة في حل التحديات وتحسين كفاءة المشتريات.
- تنفيذ أي مهام أخرى ذات صلة تُسند ضمن نطاق الوظيفة.
المتطلبات
المهارات والقدرات
- معرفة قوية بممارسات سلسلة الإمداد والمشتريات، بما في ذلك مصطلحات التجارة الدولية وطرق الدفع.
- مهارات ممتازة في التفاوض والتواصل وإدارة الموردين.
- قدرات قوية في التحليل وإعداد التقارير، مع الاهتمام بالدقة والامتثال.
- إجادة استخدام برامج Microsoft Office وأنظمة تخطيط موارد المؤسسة، مثل Oracle.
- القدرة على التعامل مع أولويات متعددة والالتزام بمواعيد نهائية صارمة تحت الضغط.
الخبرة
- المشتري: خبرة لا تقل عن سنتين في المشتريات أو إدارة سلسلة الإمداد، ويفضل أن تكون في بيئة الرعاية الصحية.
- المشتري الأول: خبرة من 3 إلى 5 سنوات في المشتريات أو إدارة سلسلة الإمداد، ويفضل أن تكون في بيئة الرعاية الصحية.
التعليم
- درجة البكالوريوس في إدارة سلسلة الإمداد أو إدارة الأعمال أو التمريض أو الصيدلة أو مجال ذي صلة.
اللغة
إجادة ممتازة للغتين الإنجليزية والعربية تحدثًا وكتابة.
التراخيص والشهادات
لا ينطبق.
