يتولى مسؤول المشتريات إعداد أنشطة الشراء وتنفيذها ومتابعتها بكفاءة، بما يضمن التسليم في الوقت المناسب، والجودة المثلى، والأسعار التنافسية، والتعامل مع الموردين المعتمدين وفق السياسات والمعايير التنظيمية. ويشمل الدور الإشراف على المشتريات المعقدة ودعم توافق عمليات التوريد مع أهداف سلسلة الإمداد لدى وظائف أو كيانات مجموعة فقيه المعنية.
المهام والمسؤوليات
- تنفيذ جميع طلبات الشراء بسرعة ووفق سياسات وإجراءات مجموعة فقيه.
- ضمان الحصول على الأصناف الحرجة وعالية الطلب من عدة موردين معتمدين، مع توفير بدائل مناسبة.
- التحقق من إتمام جميع أوامر الشراء في الموعد المحدد وبما يتوافق مع معايير المشتريات والمتطلبات التنظيمية.
- إجراء تقييمات سنوية لأداء الموردين وتحديث سجلات النظام وفقًا لذلك.
- تحديد الموردين الجدد الذين يقدمون جودة أو أسعارًا أو شروط دفع أفضل والتعامل معهم، مع الحفاظ على امتثال الموردين.
- التفاوض بفاعلية مع الموردين لتأكيد الطلبات، والتحقق من دقة المواصفات والكميات والأسعار ومواعيد التسليم.
- متابعة أداء الموردين لضمان التسليم في الوقت المناسب، ومنع نفاد المخزون، والحد من التخزين الزائد.
- الحفاظ على دقة سجلات أوامر الشراء في النظام وإعداد تقارير دورية عن الطلبات المفتوحة وحالة التسليم ومؤشرات أداء المشتريات.
- التنسيق مع المستودعات وفرق التخطيط لإدارة مرتجعات الأصناف وبدائلها والمشكلات المتعلقة بالمخزون غير المتحرك أو المنتهي الصلاحية.
- دعم المستخدمين النهائيين بتوفير مواصفات المنتجات وطلبات عروض الأسعار وطلبات المعلومات، مع ضمان تقديم خدمة وتواصل عاليي الجودة.
- معالجة المشكلات التي قد تؤثر في العمليات، مثل تأخر التسليم أو عدم توفر المنتجات، والتوصية بالإجراءات التصحيحية.
- ضمان تعريف جميع الأصناف بدقة في النظام، مع إدخال الرموز والأوصاف والأسعار ووحدات القياس الصحيحة.
- طلب عروض الأسعار ومراجعتها للمناقصات المفتوحة والمشتريات الرئيسية، مع ضمان استيفاء المتطلبات الفنية والتجارية.
- إدارة مشتريات المناقصات وإعداد تقارير تلخص مراحل المشاريع ونتائج المشتريات.
- ضمان امتثال جميع المشتريات للمعايير التنظيمية، بما في ذلك متطلبات الجهات المحلية والإقليمية، والتأكد من اعتمادها من اللجان المعنية (ESSC وP&T وFFC).
- الشراء فقط من الموزعين المعتمدين والحفاظ على مستويات مخزون كافية ضمن الحدود المعتمدة.
- إعداد تقارير المشتريات الدورية وتقديمها، بما يشمل وفورات التكاليف وأداء الموردين ومرتجعات المخزون.
- اقتراح تحسينات على الإجراءات، واستخدام منصات عروض الأسعار الرقمية، والمساهمة في تحسين سير العمل.
- تقديم التوجيه والدعم للزملاء، وذلك على مستوى مسؤول المشتريات الأول، لمعالجة التحديات وتحسين كفاءة المشتريات.
- أداء أي مهام أخرى ذات صلة تُسند ضمن نطاق الوظيفة.
المتطلبات
المهارات والقدرات
- معرفة قوية بممارسات سلسلة الإمداد والمشتريات، بما في ذلك شروط التجارة الدولية وطرق الدفع.
- مهارات ممتازة في التفاوض والتواصل وإدارة الموردين.
- قدرات قوية في التحليل وإعداد التقارير، مع الاهتمام بالدقة والامتثال.
- إجادة استخدام برامج Microsoft Office وأنظمة تخطيط موارد المؤسسة، مثل Oracle.
- القدرة على التعامل مع أولويات متعددة والالتزام بالمواعيد النهائية الصارمة تحت الضغط.
الخبرة
- مسؤول المشتريات: خبرة لا تقل عن سنتين في المشتريات أو إدارة سلسلة الإمداد، ويفضل أن تكون في بيئة الرعاية الصحية.
- مسؤول المشتريات الأول: خبرة من 3 إلى 5 سنوات في المشتريات أو إدارة سلسلة الإمداد، ويفضل أن تكون في بيئة الرعاية الصحية.
التعليم
- درجة البكالوريوس في إدارة سلسلة الإمداد أو إدارة الأعمال أو التمريض أو الصيدلة أو مجال ذي صلة.
اللغات
- إجادة ممتازة للغتين الإنجليزية والعربية تحدثًا وكتابة.
التراخيص والشهادات
لا ينطبق.
