يتولى قائد مكتب إدارة المشاريع تأسيس مكتب إدارة المشاريع وإدارته وقيادته داخل المؤسسة، والإشراف على تطوير معايير ومنهجيات وأفضل ممارسات إدارة المشاريع وتطبيقها على مستوى المؤسسة. ويضمن شاغل الدور توافق المشاريع مع الأهداف الاستراتيجية، ويراقب سلامتها وتقدمها لضمان إنجازها في الوقت المحدد وضمن النطاق والميزانية المعتمدين.
يركز الدور كذلك على إدارة الموارد والمخاطر والتحسين المستمر لعمليات إدارة المشاريع، مع اهتمام قوي بالحوكمة والامتثال.
المسؤوليات الرئيسية
1. استراتيجية مكتب إدارة المشاريع والحوكمة
- تطوير الاستراتيجية العامة لمكتب إدارة المشاريع وتنفيذها بما يتوافق مع الأهداف الاستراتيجية للمؤسسة.
- وضع معايير ومنهجيات وأفضل ممارسات إدارة المشاريع وتطبيقها وإنفاذها وتحسينها باستمرار على مستوى المؤسسة.
- تحديد أطر الحوكمة وتنفيذها لضمان اتساق عمليات إدارة المشاريع والامتثال لسياسات المؤسسة.
- مراقبة الالتزام بمعايير إدارة المشاريع والتدخل عند الحاجة لضمان استمرار امتثال المشاريع.
2. مراقبة سلامة المشاريع
- الإشراف على مراقبة حالة المشاريع وإعداد التقارير عنها عبر المحفظة، بما يشمل الجداول الزمنية والالتزام بالميزانيات واستخدام الموارد.
- تنفيذ لوحات متابعة لحالة المشاريع وصيانتها، وإجراء مراجعات دورية للحالة لإتاحة رؤية واضحة لتقدم المشاريع والمشكلات المحتملة.
- ضمان اتباع مديري المشاريع العمليات المعتمدة لتتبع أداء المشاريع وإعداد التقارير عنه.
3. الإشراف على الموارد والميزانيات
- توفير الإشراف والحوكمة على توزيع الموارد عبر محفظة المشاريع، بما يضمن الاستخدام الفعال للموارد.
- مراقبة ميزانيات المشاريع والموافقة عليها، مع ضمان تخصيص الموارد المالية وإدارتها بالشكل المناسب.
- التعاون مع رؤساء الإدارات لمعالجة قيود الموارد وضمان حصول المشاريع المهمة على الدعم اللازم.
4. إدارة المخاطر والمشكلات
- تطوير إطار لإدارة المخاطر وإنفاذه بحيث يُستخدم بصورة متسقة في جميع المشاريع.
- الإشراف على تحديد المخاطر والمشكلات وتصعيدها والتخفيف من آثارها عبر محفظة المشاريع، مع ضمان إدارتها بصورة استباقية.
- ضمان تزويد مديري المشاريع بالأدوات والعمليات اللازمة لإدارة المخاطر بفعالية.
5. قياس الأداء وإعداد التقارير
- وضع مؤشرات أداء ومقاييس لها والمحافظة عليها لقياس نجاح المشاريع وفاعلية مكتب إدارة المشاريع.
- إجراء مراجعات دورية لبيانات أداء المشاريع لتحديد الاتجاهات والمشكلات وفرص التحسين.
- تزويد الإدارة العليا بتقارير دورية وشاملة عن الحالة العامة لمحفظة المشاريع، بما في ذلك وضع الميزانية وتوزيع الموارد والتعرض للمخاطر.
6. قيادة الفريق وتطويره
- قيادة فريق مكتب إدارة المشاريع وتوجيهه، مع ضمان امتلاكه ما يلزم لدعم مديري المشاريع وتعزيز أفضل الممارسات في المؤسسة.
- ترسيخ ثقافة التحسين المستمر والتطوير المهني داخل فريق مكتب إدارة المشاريع.
- دعم مديري المشاريع في تجاوز التحديات وضمان حصولهم على الموارد اللازمة للنجاح.
7. إشراك أصحاب المصلحة
- التواصل مع القيادة العليا وأصحاب المصلحة الرئيسيين الآخرين لضمان توافق أنشطة مكتب إدارة المشاريع مع أهداف المؤسسة.
- العمل مستشارًا موثوقًا للإدارة العليا في المسائل المتعلقة بحوكمة المشاريع وتوزيع الموارد وإدارة المخاطر.
- تيسير التواصل بين فرق المشاريع وأصحاب المصلحة لضمان الشفافية ومعالجة المخاوف بسرعة.
8. التحسين المستمر
- قيادة مبادرات التحسين المستمر داخل مكتب إدارة المشاريع، مع التركيز على تحسين العمليات والأدوات والمنهجيات.
- مقارنة ممارسات إدارة المشاريع في المؤسسة بمعايير القطاع وتنفيذ التحسينات عند الحاجة.
- متابعة اتجاهات القطاع والتقنيات الناشئة وأفضل الممارسات في إدارة المشاريع، ودمج هذه الرؤى في أنشطة مكتب إدارة المشاريع.
متطلبات الوظيفة
1. التعليم
- درجة البكالوريوس في علوم الحاسب أو إدارة الأعمال أو مجال ذي صلة.
- يشترط أن يكون المتقدم سعودي الجنسية.
2. الخبرة
- خبرة في إدارة المشاريع، تشمل خبرة قيادية واسعة في مكتب إدارة المشاريع.
- خبرة مثبتة في الإشراف على تطبيق معايير إدارة المشاريع والحوكمة داخل مؤسسة كبيرة.
3. الشهادات
- يشترط الحصول على شهادة محترف إدارة المشاريع (PMP).
- تُعد الشهادات الإضافية، مثل محترف إدارة البرامج (PgMP)، ومحترف إدارة المحافظ (PfMP)، أو محترف مكتب إدارة المشاريع المعتمد (CPMO)، ميزة إضافية.
4. المهارات التقنية
- الحوكمة: خبرة في تطوير أطر حوكمة إدارة المشاريع وإنفاذها.
- إدارة الموارد والميزانية: مهارات قوية في الإشراف على توزيع الموارد وإدارة الميزانية عبر محفظة المشاريع.
- إدارة المخاطر: معرفة متعمقة بمبادئ إدارة المخاطر والقدرة على إنفاذ إطار لإدارة المخاطر.
- إتقان البرمجيات: إجادة أدوات إدارة المشاريع، مثل Microsoft Project وJira، وأدوات إعداد التقارير، مثل Power BI وTableau.
5. المهارات الشخصية
- القيادة: مهارات قيادية قوية مع القدرة على إلهام فريق متنوع وتوجيهه والإرشاد له.
- التواصل: مهارات استثنائية في التواصل الشفهي والكتابي، مع القدرة على التفاعل مع أصحاب المصلحة على جميع المستويات والتأثير فيهم.
- التفكير الاستراتيجي: القدرة على مواءمة ممارسات إدارة المشاريع مع استراتيجية المؤسسة وتحقيق نتائج استراتيجية.
- المهارات التحليلية: قدرات تحليلية قوية، مع القدرة على تقييم أداء المشاريع وتحديد الاتجاهات واتخاذ قرارات قائمة على البيانات.
- حل المشكلات: مهارات فعالة في حل المشكلات، مع القدرة على معالجة التحديات المعقدة وإيجاد حلول عملية.
6. السمات الشخصية
- التحلي بمستوى عالٍ من النزاهة والالتزام بممارسات إدارة المشاريع الأخلاقية.
- امتلاك مهارات تنظيمية قوية والقدرة على إدارة أولويات متعددة والالتزام بالمواعيد النهائية.
- المرونة والقدرة على التكيف في بيئة سريعة الوتيرة وديناميكية.
- الشغف بالتحسين المستمر والابتكار في وظيفة مكتب إدارة المشاريع.
7. الخبرات المفضلة
- تُعد الخبرة في قيادة مكاتب إدارة المشاريع ضمن قطاعات محددة، مثل التمويل أو التقنية أو الرعاية الصحية، ميزة.
- الإلمام بأدوات ومنصات إدارة المشاريع على مستوى المؤسسات.
- الخبرة في إدارة التغيير والقدرة على قيادة مبادرات التغيير التنظيمي.
