يدعم مساعد مسجل الجامعة مسجل الجامعة في تقديم خدمات موثوقة ومتوافقة مع السياسات ومدعومة رقميًا عبر جامعة الملك عبدالله للعلوم والتقنية (كاوست). ويتولى الدور قيادة التشغيل اليومي لخدمات السجلات الأكاديمية والتسجيل والجدولة وخدمات الالتحاق والوضع الأكاديمي وتنسيق المساحات التعليمية وإجراءات التخرج والمعلومات الأكاديمية الرسمية.
كما يعمل شاغل الوظيفة بصفته مالك الأعمال في مكتب المسجل للبيانات المتعلقة بالطلاب والشؤون الأكاديمية، والعمليات المدعومة بنظام معلومات الطلاب، وسير العمل الوظيفي، ومعايير البيانات، ومتطلبات الضبط، ومعايير قبول المستخدم، والاستعداد للتغيير في الأعمال. ويتعاون مع الشركاء الأكاديميين والإداريين والتقنيين لضمان دقة عمليات مكتب المسجل وقابليتها للتدقيق وتركيزها على الخدمة واتساقها مع السياسات الأكاديمية المعتمدة.
المسؤوليات الرئيسية
عمليات مكتب المسجل وتقديم الخدمات
- إدارة التنفيذ اليومي لخدمات مكتب المسجل، بما في ذلك السجلات الأكاديمية والتسجيل والجدولة والتحقق من الالتحاق وتنسيق المساحات التعليمية ووثائق التخرج والمعاملات ذات الصلة بدورة حياة الطالب.
- ضمان استمرارية العمليات ودقتها وسرعة إنجازها وجودة الخدمة وإدارة التصعيد وترتيب الأولويات بفاعلية خلال فترات الذروة الأكاديمية.
ملكية الأعمال والضوابط الوظيفية المدعومة بنظام معلومات الطلاب
- العمل بصفته مالك الأعمال الوظيفي للعمليات والبيانات والقواعد وسير العمل المتعلقة بمكتب المسجل والمدعومة بنظام معلومات الطلاب.
- تحديد متطلبات الأعمال ومعايير البيانات والضوابط ومعايير القبول واحتياجات الجاهزية للعمليات التي يدعمها النظام.
- إعداد المتطلبات الوظيفية الخاصة بمكتب المسجل للعمليات المدعومة بنظام معلومات الطلاب.
- ضمان توافق العمليات المدعومة بالنظام مع السياسات المعتمدة.
- قيادة إدارة التغيير في الأعمال للتغييرات النظامية المؤثرة في مكتب المسجل.
المعلومات الأكاديمية وإدارة البيانات وإعداد التقارير
تطبيق السياسات والامتثال وحوكمة السجلات
مواءمة أصحاب المصلحة وتنسيق دورة حياة الطالب
الأداء والتحسين المستمر ودعم الفريق
الكفاءات
- فهم قوي لعمليات مكتب المسجل والسجلات الطلابية والتسجيل والجدولة والتخرج والوضع الأكاديمي وخدمات دورة حياة الطالب.
- القدرة على تحويل السياسات الأكاديمية إلى إجراءات وضوابط وقواعد بيانات ومعايير خدمة وسير عمل واضح ومدعوم بنظام معلومات الطلاب.
- فهم وظيفي للعمليات المدعومة بنظام معلومات الطلاب، بما يشمل إدارة البيانات وتصميم سير العمل وإعداد التقارير والاختبار وقبول المستخدم.
- معرفة قوية بحوكمة البيانات وإدارة السجلات والخصوصية والسرية وقابلية التدقيق والنزاهة الأكاديمية ودعم الاعتماد.
المؤهلات والخبرة
- درجة البكالوريوس في نظم المعلومات أو إدارة الأعمال أو علوم الحاسب أو إدارة التعليم أو مجال ذي صلة.
- خبرة لا تقل عن 7 إلى 10 سنوات في عمليات مكتب المسجل أو الإدارة الأكاديمية للدراسات العليا أو خدمات الطلاب أو بيئة مماثلة في التعليم العالي.
- خبرة في إدارة عمليات مكتب المسجل المدعومة بنظام معلومات الطلاب.
المؤهلات المفضلة
- درجة الماجستير مفضلة.
- خبرة في استخدام نظام Banner أو نظام مؤسسي مماثل لمعلومات الطلاب مفضلة.
