الوصف الوظيفي
يتولى مدير عمليات فعاليات النطاق العام دور النائب الثاني للمدير التنفيذي لعمليات فعاليات النطاق العام، ويقود تخطيط واستعداد وتنفيذ خدمات دعم عمليات المدينة للفعاليات المقامة في النطاق العام لمدينة القدية. ويظل مشغّل الفعالية المسؤول مباشرة عن الفعالية نفسها، بما في ذلك برنامج الفعالية وتشغيل الموقع وتجربة الضيوف داخل نطاق الفعالية أو الموقع؛ بينما يضمن هذا الدور تنسيق خدمات النطاق العام والبنية التحتية المؤقتة والشركاء التشغيليين لدعم التنفيذ الآمن للفعاليات، مع الحفاظ على استمرارية وفاعلية عمليات المدينة.
وعند تفويضه رسميًا، ينوب شاغل الوظيفة عن المدير التنفيذي، ويقود التنسيق بين الوظائف المختلفة، ويدفع عملية اتخاذ القرارات ضمن الصلاحيات المتفق عليها، ويصعّد المسائل التي تتطلب موافقة المدير التنفيذي، كما يقدم ضمانًا تشغيليًا منذ المراحل المبكرة للتخطيط وحتى تنفيذ الفعالية، وإنهاء التجهيزات، والمراجعة اللاحقة للفعالية.
المهام والمسؤوليات
القيادة والتوجيه بالإنابة
- العمل نائبًا رئيسيًا للمدير التنفيذي لعمليات فعاليات النطاق العام، وضمان استمرارية القيادة وتمثيل الإدارة في الاجتماعات المفوضة وورش العمل وهيئات اتخاذ القرارات التشغيلية.
- دعم المدير التنفيذي في تحديد نموذج تشغيل عمليات فعاليات النطاق العام وأولوياته وبرنامجه السنوي وخطة موارده، وتحويل التوجه الاستراتيجي إلى مسارات عمل ومسؤوليات ومراحل تنفيذ واضحة.
- قيادة أعضاء فريق عمليات فعاليات النطاق العام والاستشاريين المكلّفين وتوجيههم وتنسيق أعمالهم، وتحديد التوقعات ومتابعة الأداء وفق المخرجات المتفق عليها ومعالجة معوقات التنفيذ.
- إعداد إحاطات تنفيذية وتوصيات وأوراق قرارات موجزة بشأن الجاهزية والمخاطر والاعتماديات والميزانية والأداء التشغيلي.
تخطيط عمليات فعاليات النطاق العام
- قيادة إعداد خطط عمليات فعاليات النطاق العام ودمجها للأنشطة على مستوى المدينة والأحياء، بما يشمل النفايات والتنظيف، وجاهزية النطاق العام، والمنشآت المؤقتة، وإرشادات الحركة واللافتات، وخدمات الضيوف، وإتاحة الوصول، وواجهات الأمن والطوارئ، والخدمات المساندة، والخدمات اللوجستية ودعم الفعاليات.
- وضع مفاهيم تشغيل وإجراءات تشغيل وخطط نشر وجداول خدمات وافتراضات للموارد وخطط للمناطق وبروتوكولات للتصعيد، بما يتناسب مع حجم الفعالية ومستوى مخاطرها.
- ضمان تغطية الخطط لدورة حياة الفعالية كاملة، بما في ذلك التجهيز والاختبار وأيام الفعالية والانتقال بين الجلسات أو الفعاليات والتفكيك وإعادة الوضع إلى حالته السابقة والإغلاق النهائي.
- الحفاظ على حدود واضحة لنطاق المسؤوليات بين عمليات المدينة ومشغلي الأصول أو المواقع، وتنسيق الواجهات والاعتماديات الخاصة بالمدينة دون تولي مسؤولية التشغيل المباشر للمواقع أو الأصول الفردية.
التنسيق المتكامل للمدينة والحوكمة
- تنسيق التخطيط بين عمليات المدينة والأحياء والمواقع والأصول والتنقل والأمن وخدمات الطوارئ والتقنية والاتصالات وإدارة المرافق والنطاق العام والمرافق وتجربة الضيوف والشؤون التجارية والمشتريات وأصحاب المصلحة الخارجيين.
- إنشاء وإدارة اجتماعات الحوكمة وورش التخطيط المتكامل وسجلات متابعة الإجراءات وسجلات القرارات وسجلات الواجهات ودورات إعداد التقارير، بما يدعم إغلاق القضايا المشتركة بين الوظائف في الوقت المناسب.
- تأكيد ملكية الواجهات وعمليات التسليم بين عمليات المدينة الدائمة والتجهيزات المؤقتة للفعاليات وعمليات المواقع وشركاء التنفيذ من الأطراف الثالثة.
- تصعيد القرارات الجوهرية والاعتماديات غير المحسومة والتغييرات في النطاق إلى المدير التنفيذي، مع عرض خيارات واضحة وإجراءات موصى بها.
الجاهزية والضمان وإدارة المخاطر
- تطوير وإدارة إطار متكامل للجاهزية التشغيلية، يشمل معايير الجاهزية ومتطلبات الأدلة ومراجعات الضمان والاختبارات والبروفات والمحاكاة وعمليات التفتيش والتوصيات بشأن المضي في التنفيذ أو عدمه.
- إدارة عملية المخاطر والقضايا والاعتماديات والفرص الموحّدة لعمليات فعاليات النطاق العام للفعاليات المكلّف بها نيابة عن المدير التنفيذي، مع ضمان تحديد المسؤولين والإجراءات المخففة والمواعيد النهائية وحدود التصعيد.
- مراجعة الخطط للتأكد من قابليتها للتطبيق وقدرتها الاستيعابية ومرونتها وإتاحتها وتأثيرها في الضيوف والصحة والسلامة والأمن والأداء البيئي واستمرارية خدمات المدينة الأساسية.
- ضمان دمج الدروس المستفادة من التمارين والفعاليات السابقة والمقارنات المرجعية والمراجعات اللاحقة للفعاليات في الخطط والمعايير المعدلة.
تنفيذ الفعاليات الحية والقيادة
- توفير قيادة تشغيلية عليا خلال فترات الفعاليات، وعند تفويضه، قيادة وظيفة عمليات الفعاليات الخاصة بالمدينة ضمن هيكل القيادة والتحكم والاتصال المتفق عليه.
- تنسيق الانتشار التشغيلي في النطاق العام، ومتابعة أداء الخدمات وظروف المدينة، وحل القضايا المشتركة بين الوظائف، والحفاظ على صورة تشغيلية موحدة ودقيقة للقيادة.
- ضمان تسجيل الحوادث وأعطال الخدمات والمخاطر الناشئة وفرزها وتصعيدها وإبلاغها وفق البروتوكولات المعتمدة.
- الإشراف على إنهاء التجهيزات وإعادة النطاق العام إلى حالته السابقة بطريقة منظمة، مع تأكيد العيوب والإجراءات العالقة واحتياجات استعادة الخدمة ومتطلبات التسليم.
الشؤون التجارية والمشتريات وإدارة الشركاء
- تحديد النطاقات التشغيلية ومتطلبات الخدمات ومعايير الأداء ومدخلات التقييم الخاصة بالاستشاريين والموردين وشركاء تنفيذ الفعاليات الداعمين لعمليات النطاق العام.
- دعم تخطيط المشتريات وتقييم العطاءات والتعبئة وحوكمة العقود، بالتعاون مع الشؤون التجارية والمشتريات لحماية البرنامج والجودة والقيمة والمساءلة.
- متابعة جاهزية الموردين وتنفيذهم وفق الالتزامات التعاقدية ومستويات الخدمة ومتطلبات الفعاليات، مع تصعيد أوجه القصور وتنسيق الإجراءات التصحيحية.
- التحقق من افتراضات الميزانية التشغيلية والتوقعات وطلبات التغيير وضغوط التكلفة لمسارات العمل المكلّف بها، وتقديم التوصيات إلى المدير التنفيذي.
التحسين المستمر وبناء القدرات
- تطوير معايير وقوالب وأدلة تشغيل وقوائم تحقق وأدوات لإعداد التقارير قابلة لإعادة الاستخدام، بما يعزز قدرة مدينة القدية على تشغيل فعاليات النطاق العام ويدعم التنفيذ المتسق عبر محفظة الفعاليات.
- بناء علاقات عمل قوية مع الإدارات الداخلية والجهات الحكومية وخدمات الطوارئ والمشغلين والمنظمين وشركاء التنفيذ.
- دعم دمج القوى العاملة والمتطوعين من خلال تحديد الأدوار التشغيلية ومتطلبات الانتشار واحتياجات الإحاطة وترتيبات الإشراف وواجهات الرفاه الخاصة بعمليات النطاق العام.
- قيادة مراجعات منظمة لما بعد الفعاليات، وتوثيق الدروس المستندة إلى الأدلة، وتحويل التحسينات المتفق عليها إلى إجراءات محددة المسؤولية للفعاليات المستقبلية.
المتطلبات
التعليم
- درجة البكالوريوس في إدارة الفعاليات أو إدارة العمليات أو إدارة الأعمال أو الهندسة أو إدارة المرافق أو الضيافة أو تخصص ذي صلة؛ ويمكن أيضًا النظر في الخبرة المهنية ذات الصلة المعادلة.
- المؤهلات العليا ليست مطلوبة، لكنها قد تكون مفيدة.
- التدريب أو الشهادات ذات الصلة بإدارة المشاريع أو الفعاليات أو السلامة أو المخاطر أو الطوارئ مرغوبة لكنها ليست أساسية.
الخبرة
- خبرة ذات صلة في دعم تخطيط أو تنفيذ الفعاليات أو المهرجانات أو البرامج الرياضية أو الترفيهية أو الوجهات أو عمليات النطاق العام أو غيرها من البيئات التشغيلية المعقدة.
- خبرة في تنسيق الأنشطة التشغيلية عبر أكثر من وظيفة أو مورد أو مجموعة من أصحاب المصلحة.
- خبرة في الإشراف على الفرق أو مسارات العمل، وتنسيق القرارات، وتمثيل وظيفة معينة في المنتديات التشغيلية.
- خبرة عملية في التخطيط التشغيلي أو أنشطة الجاهزية أو التنفيذ المباشر أو تنسيق المخاطر أو المراجعة اللاحقة للفعاليات.
- خبرة محدودة في التعامل مع الموردين أو المشتريات أو الميزانيات أو متابعة الأداء مرغوبة، مع توفير دعم متخصص عند الحاجة.
- هذه الوظيفة مخصصة حصريًا للمواطنين السعوديين، دعمًا لأهداف تطوير القوى العاملة الوطنية والتوطين.
الخلفية المفضلة
- خبرة لدى لجان تنظيم الفعاليات الكبرى أو في عمليات الوجهات أو المدن أو لدى منظمي الفعاليات أو مشغلي المواقع أو المناطق أو الجهات الحكومية المنظمة للفعاليات أو شركات إدارة المرافق المتكاملة أو الاستشارات المتخصصة في عمليات الفعاليات.
- خبرة في تنفيذ فعاليات كبرى مخطط لها وبيئات تشغيلية مباشرة تتطلب تنسيقًا بين جهات متعددة وحلًا سريعًا للقضايا.
