الوصف الوظيفي
شركة جسارة هي مشروع مشترك رائد بين صندوق الاستثمارات العامة وشركتي Jacobs وSaudi Aramco، وقد أُسست لتقديم خدمات عالمية المستوى في إدارة البرامج في مختلف أنحاء المملكة العربية السعودية. وتؤدي الشركة دورًا محوريًا في دعم تحقيق مستهدفات رؤية السعودية 2030، ولا سيما من خلال تنفيذ المشاريع العملاقة وتطوير مشاريع البنية التحتية واسعة النطاق.
تبحث شركة جسارة عن مراقب مستندات للانضمام إلى فريقها، وتتمثل مهمة الوظيفة في دعم الأعمال اليومية المتعلقة بمعالجة المستندات والتحكم فيها وصيانتها. يتولى شاغل الوظيفة دورًا متخصصًا في مراقبة المستندات بصورة مستقلة وبالتعاون مع مراقبي المستندات الآخرين وفريق التسليم، مع استخدام الحكم المهني المستند إلى الخبرة والسياسات والإجراءات والتوجيهات المقدمة من الإدارة العليا لمراقبة المستندات لتقييم الحالات وتنفيذ الحلول المناسبة. كما يتفاعل بانتظام مع فرق المشاريع وجهات خارجية، بما في ذلك مسؤولو مراقبة المستندات وإدارة المشاريع لدى الاستشاريين والمقاولين، ويتحمل المسؤولية الأساسية عن إدارة جميع وثائق وسجلات المشروع والتحكم فيها طوال دورة حياتها.
المسؤوليات الرئيسية
- اتباع إجراءات وعمليات مراقبة المستندات الخاصة بإدارة وثائق وسجلات المشروع.
- مراجعة ومعالجة مستندات المشروع الواردة والصادرة، مثل الرسومات والمواصفات والمراسلات والتقارير والمستندات المقدمة، للتحقق من امتثالها الإداري.
- مراقبة إصدارات المستندات والتحكم فيها، والتأكد من إتاحة أحدث الإصدارات لأعضاء فريق المشروع.
- التحقق من امتثال المستندات وجودتها والالتزام بالمتطلبات.
- إجراء عمليات تدقيق موضعية ومراجعات مباشرة لفرق المشاريع بصورة استباقية، بهدف تعزيز فهمها لإجراءات مراقبة المستندات وتحسين امتثالها لها.
- الحفاظ على سجلات وقوائم دقيقة ومحدثة لوثائق المشروع وسجلاته، بما في ذلك سجلات الإحالات وتأكيدات الاستلام وقوائم التوزيع.
- استخدام نظام إدارة المستندات الإلكتروني (EDMS) وفق الإجراءات والمعايير المعتمدة.
- تحديث مصفوفة توزيع المستندات في نظام EDMS بانتظام.
- مراجعة قوالب سير العمل في نظام EDMS بانتظام وإجراء التحديثات المطلوبة عليها، إلى جانب تحديث الوثائق المرتبطة بها.
- تقديم الدعم لأعضاء فريق المشروع والمستخدمين النهائيين والمقاولين بشأن استخدام نظام EDMS وأدوات وأنظمة مراقبة المستندات الأخرى، حسب الاقتضاء.
- ضمان الامتثال لمتطلبات المشروع والمعايير التنظيمية الخاصة بمراقبة المستندات.
- المساعدة، عند الحاجة، في إعداد تقارير المشروع وعروضه التقديمية.
- تنفيذ المهام الأخرى ذات الصلة بمراقبة المستندات التي يكلف بها مدير المشروع أو أحد كبار الموظفين.
- قد تشمل المهام تجميع النسخة النهائية وتجليدها باستخدام التجليد الحلزوني أو المعدات ذات الصلة.
المتطلبات
- درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو إدارة المعلومات أو مجال ذي صلة.
- خبرة من 5 إلى 7 سنوات في مراقبة المستندات ضمن قطاع الإنشاءات أو الهندسة أو قطاع ذي صلة.
- معرفة مثبتة وكفاءة في إجراءات وعمليات وأدوات مراقبة المستندات.
- القدرة على العمل بصورة مستقلة وتعاونية في بيئة سريعة الوتيرة وتفرض الالتزام بالمواعيد النهائية.
- الإلمام بأدوات وبرامج إدارة المشاريع، مثل نظام إدارة المستندات الإلكتروني (EDMS) وبرنامج ACONEX وMicrosoft Office Excel وWord أو منصات مماثلة للجدولة والتعاون.
- خبرة في العمل التعاوني مع فرق متعددة الوظائف، بما في ذلك مديري المشاريع والمهندسين وموظفي المشتريات والعمليات.
- مهارات قوية في التنظيم وحل المشكلات والتحليل لدعم التنفيذ الفعال للمشاريع.
- قدرات ممتازة في التواصل والتعامل مع الآخرين للتفاعل مع أصحاب المصلحة من داخل الشركة وخارجها.
- القدرة على التحليل والتدقيق وحل المشكلات.
- القدرة على العمل تحت الضغط وإدارة أولويات متعددة بفاعلية.
- المرونة والقدرة على التكيف مع المتطلبات المتغيرة للأعمال.
- إدارة أعباء العمل وترتيب أولوياتها بفاعلية والإنجاز ضمن مواعيد نهائية ضيقة.
