يتولى موظف الاستقبال في مساندة مسؤولية تقديم مستوى عالٍ من الضيافة للضيوف والعملاء، مع دعم عمليات المكتب من خلال إدارة الاتصالات والاستفسارات وتنظيم الاجتماعات وإعداد المستندات والتقارير اللازمة.
يشمل الدور التعامل المباشر والهاتف والبريد الإلكتروني، وتقديم المساعدة الدقيقة وفي الوقت المناسب، إلى جانب استخدام تطبيقات Microsoft Office لإنجاز الأعمال المكتبية.
المهام والمسؤوليات
- الترحيب بالضيوف والعملاء، وضمان تقديم مستوى عالٍ من الضيافة.
- إدارة المكالمات الواردة، بما في ذلك فرزها وتحويلها إلى أعضاء الفريق المختصين.
- تقديم المساعدة الدقيقة وفي الوقت المناسب ردًا على الاستفسارات، سواءً وجهًا لوجه أو عبر قنوات التواصل مثل البريد الإلكتروني والهاتف.
- تنظيم غرف الاجتماعات وتجهيزها، وإعداد المواد المطلوبة حسب الحاجة.
- استخدام Microsoft Word وMicrosoft Excel لإنشاء المستندات والتقارير وجداول البيانات التي تدعم عمليات المكتب.
المؤهلات والخبرة
- شهادة الثانوية العامة أو مؤهل أعلى.
- خبرة لا تقل عن سنتين في وظيفة موظف استقبال مكتبي.
- إجادة اللغة الإنجليزية، مع امتلاك مهارات ممتازة في التواصل الشفهي والكتابي.
- امتلاك مهارات قوية في التخطيط والتنظيم.
- امتلاك مهارات متقدمة في حزمة Microsoft Office، بما يشمل Word وExcel وPowerPoint وOutlook.