يهدف دور أخصائي دعم العمليات إلى إدارة إجراءات الإقامات وتصاريح العمل والتأشيرات بما يتوافق مع الأنظمة الحكومية، مع ضمان التجديد في الوقت المناسب ودقة المستندات واستمرار الوضع النظامي للموظفين. كما يدعم الدور أصحاب المصلحة من خلال التنسيق الفعّال والتعامل مع الحالات الطارئة ومعالجة المعاملات المالية، مع الحفاظ على جودة الخدمة واستمرارية العمليات.
يقع الدور ضمن مجموعة تعمل من مقرها الرئيسي في الرياض، وتدير أعمالًا في مجالي الإنشاءات والتصنيع، ومراكز للتصميم والتطوير، وعددًا من المرافق في منطقة الشرق الأوسط ودول أخرى. وتشمل أنشطة الشركة الإنشاءات الكهربائية والكهروميكانيكية والمدنية، وتصنيع وتسويق منتجات الإنشاءات الكهربائية، وتقديم الخدمات الهندسية المساندة. وتضم قطاعاتها الرئيسية alfanar electric وalfanar Construction وalfanar Building Systems.
الغرض من الوظيفة
إدارة عمليات الإقامات وتصاريح العمل والتأشيرات وفقًا للأنظمة الحكومية، وضمان التجديد في الوقت المناسب ودقة الوثائق واستمرار الوضع النظامي للموظفين. ويتضمن ذلك دعم أصحاب المصلحة عبر التنسيق الفعّال، والتعامل مع الحالات الطارئة، وتنفيذ المعاملات المالية مع الحفاظ على مستويات خدمة مرتفعة واستمرارية العمليات.
مجالات المسؤولية الرئيسية
تجديد الإقامات وإدارة الامتثال
- التحكم في إجراءات تجديد الإقامات وإدارتها عبر منصة مقيم.
- إعداد جداول متابعة تجديد الإقامات وتحديثها.
- مراقبة ملفات Excel المشتركة الخاصة بمتابعة التجديدات وإدارتها.
- معالجة إشعارات التجديد والتنبيهات المتعلقة بالامتثال وحلها.
- متابعة حالات الإقامات الطارئة وإغلاقها بكفاءة.
إدارة تصاريح العمل
- مراجعة تجديد تصاريح العمل وإصدارها ومتابعتها.
- مراجعة طلبات إصدار تصاريح العمل الجديدة ومعالجتها.
- ضمان الدقة والامتثال لمتطلبات وزارة العمل.
معالجة التأشيرات وتأشيرات الخروج والعودة
- إدارة إجراءات تأشيرات الخروج والعودة، بما يشمل:الحالات الطارئة.
- التمديد.
- الخروج النهائي.
- الإلغاء.
التنسيق الحكومي والمشروعات الخاصة
- قيادة المشروعات الجديدة المتعلقة بتجديد الإقامات والتحكم فيها.
- متابعة طلبات تغيير المهنة.
- معالجة مستحقات فصل التابعين وفقًا للأنظمة.
المعاملات المالية
- تنفيذ المدفوعات المطلوبة عبر الأنظمة المصرفية لما يلي:تأشيرات الخروج والعودة.
- تجديد الإقامات.
- رسوم تصاريح العمل.
التواصل مع أصحاب المصلحة والدعم
- الحفاظ على التواصل اليومي مع إدارة وموظفي شركة الفنار.
- الرد على الاستفسارات وحل المشكلات وتقديم الدعم التشغيلي.
- إدارة المراسلات المهنية عبر البريد الإلكتروني المتعلقة بالخدمات الحكومية وشؤون الموظفين.
التغطية الطارئة ودعم المناوبات
- العمل كبديل في حالات الطوارئ أو شغور الوظائف داخل الإدارة.
- التعامل مع الحالات الطارئة أثناء ساعات العمل الرسمية وبعدها.
- مراقبة المشكلات المتعلقة بالإقامات وحلها خلال المناوبات الليلية عند الحاجة.
مسؤوليات الدور
الكفاءة في الموارد البشرية
- القدرة على اكتساب المهارات الحديثة الفنية والناعمة المرتبطة بالوظيفة.
التنفيذ
- تنفيذ الأنشطة المخطط لها لتحقيق الأهداف التشغيلية والتطويرية وفق جداول التنفيذ.
- استخدام الموارد بكفاءة لتحقيق الأهداف ضمن الوقت والتكلفة الفعّالين.
- تقديم تقرير دوري يوضح تفاصيل الانحرافات وتنفيذ المهام المخطط لها.
حل المشكلات
- حل المشكلات ذات الصلة وتصعيد المسائل التشغيلية المعقدة.
الجودة
- ضمان متطلبات الجودة لتطوير عمليات وضوابط فعّالة للجودة، بما في ذلك المواصفات الخاصة بالمنتجات أو العمليات أو الأنشطة ذات الصلة.
تحسين إجراءات العمل
- تنسيق الأنظمة والسياسات والإجراءات وتعليمات العمل المكتوبة بوضوح، والبحث عن فرص الأتمتة كلما أمكن.
الامتثال
- الالتزام بالسياسات والإجراءات وتعليمات العمل ذات الصلة.
الصحة والسلامة والبيئة
- ضمان الالتزام بإجراءات وضوابط إدارة السلامة والجودة والبيئة ذات الصلة ضمن نطاق العمل المحدد، بما يضمن السلامة والامتثال التشريعي وتقديم منتجات وخدمات عالية الجودة.
المؤهل الأكاديمي
درجة البكالوريوس في الموارد البشرية أو أي مجال ذي صلة.
الخبرة العملية
من سنتين إلى أربع سنوات.
الكفاءات الفنية والوظيفية
- إعداد التقارير حسب الحاجة.
- جمع البيانات.
- الحفاظ على سجلات الموظفين.
- إعداد جداول البيانات.
- تسجيل الوقت.
