الغرض من الوظيفة
يتولى شاغل الوظيفة الإشراف على محفظة المشاريع وأنشطة مكتب إدارة المشاريع ضمن قطاع الخدمات المساندة، بما يضمن تطبيق الحوكمة بفاعلية، ومواءمة المشاريع مع أهداف الأعمال، وتحقيق التنفيذ الناجح للمشاريع.
مجالات المساءلة الرئيسية
إدارة المحفظة والمواءمة الاستراتيجية
- الإشراف على محفظة المشاريع المسندة ومتابعة أدائها العام.
- ضمان توافق المشاريع مع الأهداف والأولويات وخطط الأعمال المعتمدة.
- دعم تقييم المشاريع وترتيب أولوياتها وتسلسلها وتحقيق فوائدها.
- تحديد الاعتماديات والقيود والمخاطر والفرص على مستوى المحفظة.
حوكمة مكتب إدارة المشاريع والمنهجية
- وضع حوكمة مكتب إدارة المشاريع والمنهجيات والمعايير والنماذج، والحفاظ عليها.
- ضمان التزام فرق المشاريع بممارسات ومتطلبات إدارة المشاريع المعتمدة.
- متابعة الالتزام بمتطلبات الحوكمة والموافقات والتوثيق وإعداد التقارير.
- تحسين عمليات مكتب إدارة المشاريع وأدواته وضوابطه استنادًا إلى احتياجات الأعمال والدروس المستفادة.
الإشراف على المشاريع والرقابة عليها
- متابعة نطاق المشروع والجدول الزمني والتكلفة والجودة والمخاطر والمشكلات وحالته العامة.
- مراجعة التغييرات الجوهرية في المشاريع والاعتماديات وخطط الإجراءات التصحيحية.
- إجراء مراجعات للمشاريع وأنشطة ضمان للتعرف على مخاوف الأداء.
- تقديم التوجيه لمديري المشاريع ودعم معالجة تحديات التنفيذ.
إعداد التقارير ودعم الإدارة
- تجميع معلومات المشاريع في تقارير المحفظة ولوحات المعلومات وتحليلات الأداء.
- تزويد الإدارة بالرؤى والتوصيات المتعلقة بالمشاريع والمسائل التي تتطلب التدخل.
- دعم اجتماعات الحوكمة ومراجعة المشاريع.
- متابعة قرارات الإدارة وضمان تنفيذ الإجراءات المسندة حتى إغلاقها.
الإشراف على الموارد والموردين
- متابعة توزيع الموارد والطلب والطاقة الاستيعابية عبر محفظة المشاريع المسندة.
- دعم بدء المشاريع وإعداد دراسات الجدوى وتحديد النطاق.
- المشاركة في تقييم واختيار موردي المشاريع ومقدمي الخدمات.
- متابعة أداء الموردين مقارنة بالمتطلبات التعاقدية والمخرجات المتفق عليها.
إدارة الفريق والأداء
- إدارة أنشطة فريق مكتب إدارة المشاريع وتوزيع المسؤوليات ومتابعة الأداء.
- تحديد أهداف مكتب إدارة المشاريع وتحويل أهداف الأعمال إلى خطط تشغيلية.
- تطوير قدرات الفريق من خلال التدريب والتوجيه والتغذية الراجعة وتبادل المعرفة.
- متابعة ميزانية مكتب إدارة المشاريع وضمان الاستخدام الكفء للموارد المتاحة.
- تعزيز المساءلة والتعاون والتحسين المستمر.
مساءلة الدور
الكفاءة في إدارة الموارد البشرية
- القدرة على استقطاب أصحاب الأداء المرتفع والتعرف إليهم وتنميتهم وإبرازهم، بما يسهم في إيجاد صف ثانٍ قوي من الإدارة.
- القدرة على التعرف على أصحاب الأداء المنخفض وتوجيههم لتحسين أدائهم أو الاستغناء عن خدماتهم.
- معاملة المرؤوسين على قدم المساواة ومن دون تمييز.
- اعتماد الأداء المؤدي إلى النتائج المخططة معيارًا لتقييم المرؤوسين.
- ضمان توافر مصفوفة تفويض الصلاحيات بما يوفر التفويضات الكافية وفق سياسة الشركة.
المسؤولية
- تحمل المسؤولية الكاملة عن العمليات وفق الوصف الوظيفي والمخرجات المطلوبة من الوظيفة، مع مراعاة إرشادات الشركة العامة.
- القدرة على استباق المشكلات واتخاذ الخطوات الاستباقية اللازمة لمنعها.
- القدرة على اتخاذ القرارات اللازمة والمناسبة في الوقت المناسب.
التنفيذ
- تحقيق النتائج المطلوبة في الوقت المحدد وبالجودة والتكلفة المطلوبتين.
- إحداث فرق ملموس في نطاق العمل وتجاوز توقعات الأعمال.
تخطيط الأعمال والأداء
- القدرة على تحويل أهداف الشركة إلى خطط أعمال.
- القدرة على تخطيط تلك الخطط ومتابعتها وتنفيذها، سواء كانت خططًا سنوية أو تطويرية.
- متابعة أداء الخطط وبدء الإجراءات اللازمة لتعزيز النتائج واتخاذ الإجراءات التصحيحية وفقًا لذلك.
- تقديم تقارير دورية عن سير العمل.
- تحمل مسؤولية متابعة الميزانيات والمصروفات والرقابة عليها لتحقيق الكفاءة المثلى من حيث التكلفة.
التطوير التنظيمي
- تطوير الهيكل التنظيمي وفق المتطلبات الحالية مع مراعاة الخطط المستقبلية وخطط التطوير.
- ضمان توافر أوصاف وظيفية لجميع الأدوار الوظيفية وتطبيقها.
تحسين العمليات التجارية
- تطوير وتنسيق أنظمة وسياسات وإجراءات مكتوبة وواضحة، والبحث عن فرص الأتمتة قدر الإمكان.
- الإلمام بحلول تقنية المعلومات والقدرة على استخدامها، لا سيما الحلول المرتبطة بالوظيفة والأعمال.
- تعزيز الأنظمة المؤتمتة واستخدامها بالكامل لنشر ثقافتها.
الجودة
- تُعد الجودة ميزة الفنار التنافسية الرئيسية، ولذلك يُتوقع من المديرين التصرف وفقًا لذلك.
التكيف
- التكيف مع الأساليب والتقنيات والهياكل الإدارية ونماذج الأعمال الجديدة والبديلة.
الصحة والسلامة والبيئة
- ضمان توفير بيئة عمل آمنة ومأمونة ومتوافقة مع الأنظمة والمعايير المعمول بها.
المؤهل الأكاديمي
درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو أي مجال ذي صلة.
الخبرة العملية
من 6 إلى 10 سنوات.
الكفاءات التقنية والوظيفية
- إدارة تغييرات المشاريع.
- تنسيق المشاريع.
- إدارة مشكلات المشاريع.
- إدارة تكاليف المشاريع.
- تتبع المشاريع وإعداد التقارير عنها.
- أدوات إدارة المشاريع.
- إدارة موارد المشاريع.
- إدارة مخاطر المشاريع.
