يتولى مدير قسم حوكمة مكتب إدارة المشاريع وإدارة المحافظ الإشراف على محفظة المشاريع وأنشطة مكتب إدارة المشاريع ضمن قطاع الخدمات المساندة. ويركز الدور على ضمان تطبيق الحوكمة بفاعلية، ومواءمة المشاريع مع أهداف الأعمال، ودعم تحقيقها بنجاح.
يشمل نطاق الدور إدارة محفظة المشاريع، وتطوير منهجيات الحوكمة وأدواتها، ومراقبة أداء المشاريع ومخاطرها ومواردها، إلى جانب دعم الإدارة وقيادة أنشطة فريق مكتب إدارة المشاريع.
مجالات المساءلة الرئيسية
إدارة المحفظة والمواءمة الاستراتيجية
- الإشراف على محفظة المشاريع المسندة ومراقبة أدائها العام.
- ضمان مواءمة المشاريع مع الأهداف والأولويات وخطط الأعمال المعتمدة.
- دعم تقييم المشاريع وترتيب أولوياتها وتسلسلها وتحقيق فوائدها.
- تحديد أوجه الاعتماد المتبادل والقيود والمخاطر والفرص على مستوى المحفظة.
حوكمة مكتب إدارة المشاريع والمنهجيات
- إنشاء حوكمة مكتب إدارة المشاريع ومنهجياته ومعاييره وقوالبه والحفاظ عليها.
- ضمان التزام فرق المشاريع بممارسات ومتطلبات إدارة المشاريع المعتمدة.
- مراقبة الالتزام بمتطلبات الحوكمة والموافقات والتوثيق وإعداد التقارير.
- تحسين عمليات مكتب إدارة المشاريع وأدواته وضوابطه استنادًا إلى احتياجات الأعمال والدروس المستفادة.
الإشراف على المشاريع والرقابة عليها
- مراقبة نطاق المشروع والجدول الزمني والتكلفة والجودة والمخاطر والقضايا والحالة العامة.
- مراجعة التغييرات المهمة في المشاريع وأوجه الاعتماد المتبادل وخطط الإجراءات التصحيحية.
- إجراء مراجعات للمشاريع وأنشطة ضمان الجودة لتحديد مخاوف الأداء.
- تقديم الإرشاد إلى مديري المشاريع ودعم معالجة تحديات التنفيذ.
إعداد التقارير ودعم الإدارة
- تجميع معلومات المشاريع في تقارير المحفظة ولوحات المعلومات وتحليلات الأداء.
- تزويد الإدارة بالرؤى والتوصيات المتعلقة بالمشاريع والموضوعات التي تتطلب التدخل.
- دعم اجتماعات الحوكمة ومراجعة المشاريع.
- متابعة قرارات الإدارة وضمان تنفيذ الإجراءات المسندة حتى إغلاقها.
الإشراف على الموارد والموردين
- مراقبة تخصيص الموارد والطلب والطاقة الاستيعابية عبر محفظة المشاريع المسندة.
- دعم بدء المشاريع وتطوير دراسات الجدوى وتحديد النطاق.
- المشاركة في تقييم واختيار موردي المشاريع ومقدمي الخدمات.
- مراقبة أداء الموردين مقارنة بالمتطلبات التعاقدية والمخرجات المتفق عليها.
إدارة الفريق والأداء
- إدارة أنشطة فريق مكتب إدارة المشاريع وتوزيع المسؤوليات ومراقبة الأداء.
- تحديد أهداف مكتب إدارة المشاريع وتحويل أهداف الأعمال إلى خطط تشغيلية.
- تطوير قدرات الفريق من خلال التوجيه والتغذية الراجعة وتبادل المعرفة.
- مراقبة ميزانية مكتب إدارة المشاريع وضمان الاستخدام الفعال للموارد المتاحة.
- تعزيز المساءلة والتعاون والتحسين المستمر.
مساءلة الدور
الكفاءة في إدارة الموارد البشرية
- القدرة على استقطاب أصحاب الأداء المرتفع والتعرف إليهم وتنميتهم وإبرازهم، بما يسهم في إنشاء صف ثانٍ قوي من الإدارة.
- القدرة على التعرف على أصحاب الأداء المنخفض وتوجيههم لتحسين أدائهم أو إنهاء خدمتهم.
- معاملة المرؤوسين على قدم المساواة ومن دون تمييز.
- اعتماد الأداء المؤدي إلى النتائج المخطط لها معيارًا لتقييم المرؤوسين.
- ضمان توافر مصفوفة تفويض الصلاحيات بما يوفر التفويضات الكافية وفق سياسة الشركة.
المسؤولية
- تحمل المسؤولية الكاملة عن العمليات وفق الوصف الوظيفي والمخرجات المطلوبة من هذا الدور، مع مراعاة الإرشادات العامة للشركة.
- القدرة على استباق المشكلات واتخاذ الخطوات الاستباقية اللازمة لمنعها.
- القدرة على اتخاذ القرارات اللازمة والصحيحة في الوقت المناسب.
التنفيذ
- تحقيق النتائج المطلوبة في الوقت المناسب وبالجودة والتكلفة المطلوبتين.
- إحداث فرق ملموس في مجال العمليات التابع للدور وتجاوز توقعات الأعمال.
تخطيط الأعمال والأداء
- القدرة على تحويل الأهداف المؤسسية إلى خطط أعمال.
- القدرة على تخطيط هذه الخطط ومتابعتها وتنفيذها، سواء كانت خططًا سنوية أو خططًا تطويرية.
- مراقبة أداء الخطط وبدء الإجراءات اللازمة لتعزيز النتائج واتخاذ الإجراءات التصحيحية وفقًا لذلك.
- تقديم تقارير دورية عن تقدم العمل.
- تحمل مسؤولية مراقبة الميزانيات والمصروفات وضبطها لتحقيق الكفاءة المثلى من حيث التكلفة.
التطوير التنظيمي
- تطوير الهيكل التنظيمي وفق المتطلبات الحالية، مع مراعاة الخطط المستقبلية وخطط التطوير.
- ضمان توافر الأوصاف الوظيفية لجميع الأدوار الوظيفية وتطبيقها.
تحسين إجراءات الأعمال
- تطوير وتنسيق أنظمة وسياسات وإجراءات مكتوبة ومحددة بوضوح، والبحث عن فرص الأتمتة قدر الإمكان.
- الإلمام بحلول تقنية المعلومات والقدرة على استخدامها، ولا سيما الحلول المرتبطة بالدور والأعمال.
- تعزيز الأنظمة المؤتمتة واستخدامها بشكل كامل لنشر ثقافتها.
الجودة
- تُعد الجودة الميزة التنافسية الأساسية لشركة الفنار، ولذلك يُتوقع من المديرين التصرف وفقًا لذلك.
التكيف
- التكيف مع الأساليب والتقنيات والهياكل الإدارية ونماذج الأعمال الجديدة والبديلة.
الصحة والسلامة والبيئة
- ضمان توفير بيئة عمل آمنة ومأمونة ومتوافقة مع الأنظمة المعتمدة.
المؤهل الأكاديمي
درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو أي مجال ذي صلة.
الخبرة العملية
من 6 إلى 10 سنوات.
الكفاءات التقنية والوظيفية
- إدارة تغييرات المشاريع.
- تنسيق المشاريع.
- إدارة قضايا المشاريع.
- إدارة تكاليف المشاريع.
- متابعة المشاريع وإعداد التقارير عنها.
- أدوات إدارة المشاريع.
- إدارة موارد المشاريع.
- إدارة مخاطر المشاريع.
