الغرض من الوظيفة
يهدف الدور إلى دعم عمليات إصدار الفواتير وتتبع المدفوعات وإعداد تقارير الحسابات المدينة، من خلال ضمان دقة السجلات المالية وإعداد التقارير في الوقت المناسب وتقديم رؤى وبيانات إلى فريقي المبيعات والمالية. ويساعد ذلك على المتابعة الفعالة للحسابات المستحقة والحفاظ على سلامة حسابات العملاء.
مجالات المساءلة الرئيسية
إصدار الفواتير ومعالجة المدفوعات
- المساعدة في إعداد وإصدار فواتير العملاء بدقة وفي الوقت المناسب، استنادًا إلى بيانات المبيعات والتسليم المعتمدة.
- تسجيل المدفوعات الواردة والتأكد من تطبيقها بدقة على حسابات العملاء.
- التأكد من توثيق جميع سجلات الفواتير والمدفوعات والاحتفاظ بها على النحو المناسب.
مراقبة الحسابات ودعم المبيعات
- مراقبة أرصدة حسابات العملاء واتجاهات السداد، وإبراز الحسابات المتأخرة أو غير المنتظمة لفريق المبيعات.
- إعداد تقارير دورية بأعمار الديون وقوائم الاستثناءات لدعم فريق المبيعات في متابعة العملاء.
- توفير البيانات والتحليلات لمساعدة فريق المبيعات في معالجة المشكلات المتعلقة بمدفوعات العملاء.
مطابقة الحسابات وإعداد التقارير
- مطابقة دفاتر الحسابات المدينة لضمان التسجيل الدقيق للمدفوعات والإشعارات الدائنة.
- إعداد ملخصات شهرية للحسابات المدينة وتقارير أعمار الديون وتحليلات الاتجاهات لمراجعتها من الإدارة والمبيعات.
- دعم فريق المالية خلال إقفال نهاية الشهر من خلال تقديم تقارير دقيقة وفي الوقت المناسب.
خدمة العملاء ودعم حل النزاعات
- توثيق الفروقات في الفوترة والإبلاغ عن المشكلات غير المحلولة ليتولى فريق المبيعات أو خدمة العملاء معالجتها.
- الرد على الاستفسارات الداخلية المتعلقة بحالات حسابات العملاء أو سجل المدفوعات.
- متابعة حل النزاعات وتصعيد المشكلات عند الحاجة لاتخاذ إجراء من فريق المبيعات.
التوثيق والتعاون بين الوظائف
- الحفاظ على سجلات منظمة ومحدثة للفواتير والمدفوعات وتعديلات الحسابات.
- التنسيق مع فرق المبيعات والمالية وخدمة العملاء لضمان دقة معلومات الحسابات وتحديثها.
- دعم عمليات التدقيق الداخلي وإعداد التقارير من خلال توفير مستندات وبيانات الحسابات المدينة المطلوبة.
مساءلة الدور
الكفاءة في الموارد البشرية
- القدرة على اكتساب المهارات الشخصية والتقنية المحدثة المرتبطة بالوظيفة.
التنفيذ
- تنفيذ الأنشطة المخططة لتحقيق الأهداف التشغيلية والتطويرية وفق جداول التنفيذ.
- استخدام الموارد بفاعلية لتحقيق الأهداف ضمن تكلفة ووقت كفؤين.
- تقديم تقرير دوري بالصيغة المحددة يوضح الانحرافات وتنفيذ المهام المخططة.
حل المشكلات
- حل المشكلات ذات الصلة التي تنشأ وتصعيد المسائل التشغيلية المعقدة.
الجودة
- ضمان استيفاء متطلبات الجودة لتطوير ضوابط وعمليات فعالة للجودة، بما في ذلك مواصفات المنتجات أو العمليات أو الأنشطة ذات الصلة.
تحسين إجراءات العمل
- تنسيق الأنظمة والسياسات والإجراءات والتعليمات المكتوبة والمحددة بوضوح، والبحث عن فرص الأتمتة كلما أمكن.
الامتثال
- الالتزام بالسياسات والإجراءات وتعليمات العمل ذات الصلة.
الصحة والسلامة والبيئة
- ضمان الالتزام بإجراءات وضوابط إدارة السلامة والجودة والبيئة ذات الصلة ضمن نطاق العمل المحدد، بما يضمن السلامة والامتثال التشريعي وتقديم منتجات أو خدمات عالية الجودة.
المؤهل الأكاديمي
درجة البكالوريوس في المحاسبة والمالية أو أي مجال ذي صلة.
الخبرة العملية
من سنتين إلى أربع سنوات.
الكفاءات الفنية والوظيفية
- إدارة المستندات.
- إدارة المخزون العامة.
- المعالجة العامة للفواتير.
- الحسابات المدينة.
