يركز هذا الدور على تنسيق أنشطة التأهيل المسبق وتسجيل المشاريع وتقديمات المواد والوثائق ذات الصلة، بما يضمن إعداد الطلبات وتقديمها بدقة وفي الوقت المحدد. كما يشمل الحفاظ على شهادات الشركة واعتماداتها، ومتابعة الإدارات الداخلية للحصول على المستندات المطلوبة، ودعم إعداد العينات ولوحات الأفكار والمتطلبات الإدارية.
الغرض من الوظيفة
تنسيق أعمال التأهيل المسبق وتسجيل المشاريع وتقديمات المواد والأنشطة المرتبطة بالوثائق لضمان تقديمها بدقة وفي الوقت المحدد، مع الحفاظ على شهادات الشركة واعتماداتها، ومتابعة الإدارات الداخلية للحصول على المستندات المطلوبة، ودعم إعداد العينات ولوحات الأفكار والمتطلبات الإدارية.
المسؤوليات الوظيفية
التأهيل المسبق والتسجيل
- تنسيق إعداد مستندات التأهيل المسبق وتقديمها.
- إعداد ملفات تسجيل المشاريع والمستندات الداعمة المطلوبة.
- متابعة الإدارات الداخلية للحصول على المعلومات والاعتمادات المطلوبة.
- متابعة حالة التقديمات والحفاظ على سجلات محدثة.
الشهادات والوثائق
- الحفاظ على شهادات الشركة واعتماداتها والسجلات المرتبطة بها.
- التأكد من أن المستندات المطلوبة سارية ومكتملة ومتاحة للتقديم.
- تنظيم ملفات التأهيل المسبق والتسجيل والحفاظ عليها.
- إعداد تحديثات وتقارير دورية عن الحالة.
تقديمات المواد والعينات
- إعداد مجلدات تقديمات المواد والمستندات الداعمة.
- تنسيق إعداد عينات المنتجات ولوحات الأفكار.
- متابعة المستندات الفنية والتجارية المطلوبة للتقديمات.
- التأكد من اكتمال حزم التقديم قبل تسليمها.
الدعم الإداري ودعم التنسيق
- دعم الأنشطة الإدارية وأنشطة التنسيق اليومية.
- الحفاظ على جداول المتابعة والسجلات وسجلات إجراءات المتابعة.
- التنسيق مع الفرق الداخلية المعنية لضمان إتمام المتطلبات المسندة في الوقت المحدد.
المسؤوليات العامة
الكفاءة في الموارد البشرية
- القدرة على اكتساب المهارات الشخصية والفنية المحدثة المرتبطة بالوظيفة.
التنفيذ
- تنفيذ الأنشطة المخطط لها لتحقيق الأهداف التشغيلية والتطويرية وفق جداول التنفيذ.
- استخدام الموارد بفاعلية لتحقيق الأهداف ضمن كفاءة التكلفة والوقت.
- تقديم تقرير دوري يتضمن تفاصيل الانحرافات وتنفيذ المهام المخطط لها.
حل المشكلات
- حل أي مشكلات ذات صلة عند ظهورها، وتصعيد المشكلات التشغيلية المعقدة.
الجودة
- ضمان متطلبات الجودة لتطوير عمليات وضوابط فعالة للجودة، بما في ذلك مواصفات المنتجات أو العمليات أو الأنشطة المرتبطة بها.
تحسين إجراءات العمل
- تنسيق الأنظمة والسياسات والإجراءات والتعليمات المكتوبة والمحددة بوضوح، والسعي إلى فرص الأتمتة قدر الإمكان.
الامتثال
- الالتزام بالسياسات والإجراءات وتعليمات العمل ذات الصلة.
الصحة والسلامة والبيئة
- ضمان الالتزام بإجراءات وضوابط إدارة السلامة والجودة والبيئة ذات الصلة ضمن نطاق العمل المحدد، بما يضمن السلامة والامتثال التشريعي وتقديم منتجات أو خدمات عالية الجودة.
المؤهلات
- دبلوم في إدارة الأعمال أو أي مجال ذي صلة.
الخبرة
خبرة من سنتين إلى أربع سنوات.
المهارات
- الدعم الفني للمبيعات.
- مهارات البيع.
- دعم مبيعات الحلول.
- دعم المبيعات الاستشارية.