يتولى مشرف الخدمات الأكاديمية والإدارية الإشراف على أنشطة إدارة الفئات والتوريد التي تدعم احتياجات الجامعة من الخدمات الأكاديمية والإدارية، بما في ذلك خدمات الموارد البشرية والمكتبات والأغذية والخدمات اللوجستية وغيرها من خدمات الدعم المؤسسي. ويحوّل الدور استراتيجيات الفئات وخطط المشتريات المعتمدة إلى مسار منضبط لأنشطة التوريد، مع تقديم التوجيه اليومي وضمان الجودة لمسؤولي الفئات، والتنسيق الوثيق مع أصحاب المصلحة الأكاديميين والإداريين لتحقيق نتائج توريد timely ومتوافقة مع المتطلبات وتركز على القيمة.
يضمن شاغل الوظيفة تنفيذ أنشطة التوريد وفق سياسة سلسلة التوريد وإجراءاتها، وتفويض الصلاحيات، والأنظمة القائمة على Oracle، مع تصعيد المسائل التجارية أو المتعلقة بالمخاطر أو أصحاب المصلحة ذات الأثر إلى المدير.
المساءلة
تنفيذ استراتيجية الفئات وتخطيط المشتريات
- تحويل استراتيجيات فئات الخدمات الأكاديمية والإدارية إلى خطط توريد ذات أولويات، وتوقعات للطلب، ومسارات للأنشطة تتوافق مع المتطلبات المؤسسية وخطط الخدمات والميزانيات المعتمدة وأولويات أصحاب المصلحة.
- استخدام معلومات الطلب والسوق والموردين لتحديد فرص تحسين مواصفات الخدمات، وأساليب التوريد والتعاقد، والتكلفة الإجمالية للملكية، وجودة الخدمة، والمخاطر والقيمة.
تنفيذ التوريد والإشراف التجاري
- الإشراف على أنشطة التوريد المتكاملة التي ينفذها مسؤولو الفئات، بما يشمل مراجعة طلبات الشراء، واختيار مسار التوريد، والتأهيل المسبق، وإعداد طلبات العروض أو طلبات المعلومات، وإدارة مقدمي العروض، والتقييم التجاري، والتفاوض، والتوصية بالترسية، وتسليم أمر الشراء أو العقد.
- مراجعة ملفات التوريد للتأكد من اكتمالها ومتانتها التجارية والتزامها بالإجراءات وحصولها على الموافقات المناسبة قبل إحالتها إلى جهة الحوكمة المعنية.
الإشراف على الفريق وضمان الجودة
- توزيع العمل وتحديد الأولويات وتدريب مسؤولي الفئات وتوجيههم لضمان سرعة الاستجابة، واتساق الجودة، ودقة السجلات، والالتزام باتفاقيات مستوى الخدمة المتفق عليها.
- متابعة أعباء العمل ومراحل التوريد ومدد الإنجاز والاستثناءات، ومعالجة المشكلات التشغيلية، وتصعيد مخاطر الطاقة الاستيعابية أو المخاطر التجارية أو مخاطر الضوابط إلى المدير.
التنسيق مع أصحاب المصلحة والموردين
- العمل بصفته شريك التوريد التشغيلي لأصحاب المصلحة الأكاديميين والإداريين، بمن فيهم إدارات الموارد البشرية والمكتبات وخدمات الأغذية والخدمات اللوجستية ووظائف الدعم الأخرى، مع تنسيق تحديد المتطلبات وجداول المشتريات ونطاقات العمل وخطط التقييم وأولويات التوريد.
- التنسيق مع إدارة الموردين وإدارة العقود بشأن أهلية الموردين، ومعلومات الأداء، والمخاطر التعاقدية، وتسليم الأعمال بعد الترسية.
التقارير والتحسين المستمر
- الحفاظ على دقة بيانات التوريد ومسارات الأنشطة والتوفير والامتثال في نظام Oracle وأدوات التتبع المعتمدة، وتقديم تحديثات منتظمة وفي الوقت المناسب عن أداء الفئات إلى المدير.
- تحديد التحسينات العملية في أدوات التوريد والقوالب وأساليب العمل والتفاعل مع أصحاب المصلحة وتنفيذها.
المؤهلات والتعليم
- درجة البكالوريوس في المشتريات أو إدارة سلاسل الإمداد أو إدارة الأعمال أو ما يعادلها، وهي مطلوبة.
- تُعد شهادة CIPS أو CSCP ميزة إضافية.
الخبرة المهنية
- خبرة من 5 إلى 8 سنوات في إدارة الفئات أو التوريد الاستراتيجي أو المشتريات.
- خبرة مثبتة في الخدمات الإدارية أو الخدمات المهنية أو الخدمات المقدمة من جهات خارجية أو الخدمات اللوجستية أو فئات المشتريات ذات الصلة.
- تُعد الخبرة في الإشراف على موظفي المشتريات أو تدريبهم وتوجيههم أو تقديم الرقابة على جودة أعمالهم ميزة.
- تُعد الخبرة السابقة في بيئة مشتريات جامعية أو حكومية أو مؤسسية كبيرة ميزة.
اللغة
إجادة اللغتين الإنجليزية والعربية.
