يسهم شاغل وظيفة أخصائي أول مراقبة المستندات في إدارة معلومات المشاريع وبرامجها وضبطها، مستندًا إلى معرفة متخصصة وعميقة بمجال مراقبة المستندات. ويتولى الدور تنفيذ أعمال مراقبة المستندات باستقلالية، مع إمكانية قيادة أو تنسيق أعمال موظفي مراقبة المستندات أو موارد المشاريع لفترات قصيرة لتحقيق النتائج المطلوبة.
يتطلب الدور فهمًا شاملًا لأهداف الأعمال وأولوياتها واستراتيجيتها في نطاق العمل، إلى جانب الإلمام بالممارسات الصناعية والجهات المنافسة ذات الصلة. ويتعامل شاغل الوظيفة بانتظام مع فرق المشاريع والمناطق الفرعية، ومع جهات خارجية مثل مسؤولي مراقبة المستندات ومديري المشاريع لدى الاستشاريين والمقاولين، ويتحمل المسؤولية الأساسية عن إدارة جميع مستندات وسجلات المشاريع وضبطها طوال دورة حياتها، مع توجيه مسؤولي مراقبة المستندات الآخرين عند الحاجة.
الوصف
المهام والمسؤوليات الرئيسية
- تحمل المسؤولية العامة عن حفظ ومعالجة معلومات المشروع أو البرنامج ضمن أنظمة مراقبة المستندات وإدارة المعلومات، وضمان التزام مسؤولي مراقبة المستندات المشرف عليهم بذلك.
- العمل كقائد للفريق عند الحاجة، وتقديم التوجيه الفني للموظفين الآخرين في مستويات مراقبة المستندات.
- المساعدة في إعداد السياسات والإجراءات والعمليات وتحديثها، حسبما ينطبق.
- ضمان تدريب المشاركين في المشروع على التطبيق العملي لأنظمة إدارة المعلومات.
- الإشراف، حسبما ينطبق، على الملف الرئيسي المركزي وملفات المكاتب الميدانية لجميع مستندات السجلات الواردة والصادرة الخاصة بالمشاريع أو البرامج.
- ضمان فهرسة جميع مستندات وسجلات المشاريع وحفظها وأرشفتها بصورة صحيحة وفق الإجراءات والمعايير المعتمدة.
- مراجعة ومعالجة مستندات المشاريع الواردة والصادرة، مثل الرسومات والمواصفات والمراسلات والتقارير والمستندات المقدمة، للتحقق من استيفائها للمتطلبات الإدارية.
- مراقبة تعديلات المستندات وضبطها، والتأكد من إتاحة أحدث الإصدارات لأعضاء فريق المشروع.
- الحفاظ على سجلات دقيقة ومحدثة لمستندات وسجلات المشاريع، بما في ذلك مستندات الإرسال وتأكيدات الاستلام وقوائم التوزيع.
- إدارة نظام إدارة المستندات الإلكتروني (EDMS)، وضمان استخدامه وفق الإجراءات والمعايير المعتمدة.
- تقديم التدريب والدعم لأعضاء فريق المشروع بشأن استخدام نظام إدارة المستندات الإلكتروني وأدوات وأنظمة مراقبة المستندات الأخرى.
- ضمان الامتثال لمتطلبات المشروع والمعايير التنظيمية الخاصة بمراقبة المستندات.
- المساعدة في إعداد تقارير وعروض تقديمية عن مراقبة مستندات المشروع، حسب الحاجة.
- تنفيذ أي مهام أخرى يكلف بها مدير المشروع أو الموظفون senior الآخرون.
المتطلبات
- درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو إدارة المعلومات أو مجال ذي صلة.
- خبرة لا تقل عن 7 سنوات في مراقبة المستندات ضمن قطاع الإنشاءات أو الهندسة أو قطاع ذي صلة.
- معرفة قوية ومثبتة بإجراءات وعمليات وأدوات مراقبة المستندات، بما في ذلك أنظمة إدارة المستندات الإلكترونية (EDMS).
- يفضل إجادة متقدمة لاستخدام نظام Aconex.
- مهارات ممتازة في التواصل والتنظيم والتحليل.
- القدرة على العمل باستقلالية وبالتعاون مع الآخرين في بيئة سريعة الإيقاع تفرض الالتزام بالمواعيد النهائية.
- إجادة استخدام حزمة Microsoft Office، ولا سيما Word، مع إجادة متقدمة لبرنامج Excel.
- تعد المعرفة ببرامج إدارة المشاريع مثل Primavera أو Microsoft Project ميزة مرغوبة.