يتولى مسؤول إدارة الإنتاج تقديم الدعم الإداري والمكتبي لأقسام الإنتاج المختلفة، بما في ذلك الإنشاءات الهيكلية والأنابيب والميكانيكا والكهرباء والأجهزة والتشغيل والطلاء والسقالات. ويركز الدور على إدخال بيانات الموظفين وإدارتها في أنظمة الشركة، ومعالجة الطلبات والوثائق المتداولة وفق سياسات إدارة الوثائق المعتمدة.
يُسهم شاغل الوظيفة في ضمان كفاءة وتنظيم أعمال قسم الإنتاج، ويتواصل مع فريقي IFS وتقنية المعلومات لمعالجة مشكلات الأنظمة، كما يتواصل مباشرة مع المشرفين الصناعيين والعاملين في الموقع لإدارة المسائل اليومية، مع مراعاة تحديات التواصل المرتبطة باختلاف اللغات في بيئة الإنتاج.
المهام والمسؤوليات
- استلام أو جمع الوثائق الرسمية الواردة إلى القسم عبر القنوات الرسمية للشركة، وتصويرها وحفظ سجلاتها وتوزيعها على موظفي القسم.
- استلام وثائق الموظفين، مثل طلبات الإجازات والسجلات والخطابات الطبية وطلبات السفر وغيرها من الوثائق الشخصية، من المشرفين ومهندسي الإنتاج ومديري الأقسام، ثم حفظها وأرشفتها ومسحها ضوئيًا وتسجيلها وتوزيعها عبر القنوات الرقمية المعتمدة، مثل IFS وAVEVA ERP والبريد الإلكتروني وغيرها.
- استلام كشوف الحضور اليومية من المشرفين وتجميعها على مستوى القسم، ثم مسحها ضوئيًا وحفظها وتسجيلها لاستخدامها لاحقًا.
- استلام التوزيع اليومي للموظفين على المشاريع من المشرفين، وإعداد كشوف ساعات العمل المجمعة لكل مشروع أسبوعيًا أو شهريًا أو عند الطلب، لأغراض مديري المشاريع ومراقبة التكاليف.
- طباعة نسخ متعددة من الوثائق والمستندات المرتبطة بالمشاريع وتوزيعها عند طلب مهندسي القسم، مع متابعة الوثائق الموزعة وتسجيلها.
- جمع جميع الوثائق والبيانات المتعلقة بسجلات الصحة والسلامة والبيئة، وإدارة المخزون، والمواد الاستهلاكية المكتبية، وصيانة الأدوات من المشرفين وتجميعها على مستوى القسم.
- تلخيص البيانات المجمعة الواقعة ضمن نطاق المسؤولية وإعداد التقارير عند طلب قادة القسم.
- دعم الفريق في جميع المهام الإدارية الروتينية ذات الصلة.
المتطلبات
المؤهلات والخبرة
- درجة الدبلوم أو ما يعادلها.
- خبرة لا تقل عن 6 إلى 9 سنوات في وظيفة مماثلة ضمن بيئة صناعية.
المؤهلات المهنية والشهادات والاعتمادات
- تُعد أي مؤهلات تدريبية في نظام IFS ميزة إضافية.
- تُعد أي مؤهلات في تشغيل الحاسب الآلي ميزة إضافية.
المهارات والقدرات
- إجادة إدخال البيانات بدقة والانتباه إلى التفاصيل.
- معرفة جيدة باستخدام حزمة برامج Microsoft Office.
- القدرة على تنظيم الوثائق والجداول والمعلومات.
- امتلاك مهارات قوية في التواصل الشفهي والكتابي.
- القدرة على التكيف وحل المشكلات والعمل ضمن فريق.
- القدرة على حفظ السجلات الورقية والرقمية وإدارتها.
- امتلاك مهارات تواصل جيدة.
- امتلاك مهارات الإشراف وإدارة القوى العاملة.
اللغات
- مهارات جيدة في التواصل باللغة الإنجليزية، شفهيًا وكتابيًا.