يتولى مدير مكتب الرئيس التنفيذي الإشراف على جميع أنشطة المكتب وتنسيقها، بما يضمن سير العمليات بسلاسة وفاعلية التواصل وتنفيذ الأولويات في الوقت المحدد. ويتطلب الدور مهارات تنظيمية استثنائية، وقدرة عالية على حفظ السرية وإدارة مهام متعددة في بيئة سريعة الوتيرة، مع العمل كنقطة الاتصال الرئيسية بين الرئيس التنفيذي وأصحاب المصلحة الداخليين والخارجيين.
المسؤوليات
1. الدعم التنفيذي
- إدارة جدول الرئيس التنفيذي، وجدولة الاجتماعات، وتنسيق المواعيد.
- فرز الطلبات ورسائل البريد الإلكتروني والمراسلات الواردة وترتيب أولوياتها بما يتناسب مع اهتمام الرئيس التنفيذي.
- إعداد مواد الإحاطة والتقارير والعروض التقديمية للرئيس التنفيذي.
- متابعة إجراءات العمل الناتجة عن الاجتماعات وضمان إنجازها في الوقت المحدد.
2. عمليات المكتب
- الإشراف على العمليات اليومية لمكتب الرئيس التنفيذي لضمان الكفاءة والتنظيم.
- حفظ السجلات والملفات والمعلومات الحساسة بسرية.
- تنسيق ترتيبات السفر وخطط الرحلات والخدمات اللوجستية ذات الصلة بالرئيس التنفيذي.
3. التواصل والتنسيق
- العمل كحلقة الوصل الرئيسية بين الرئيس التنفيذي والإدارة العليا والموظفين والعملاء والشركاء.
- صياغة المراسلات والتقارير والوثائق الرسمية ومراجعتها نيابة عن الرئيس التنفيذي.
- تيسير تدفق المعلومات بفاعلية بين مكتب الرئيس التنفيذي والإدارات الأخرى.
4. الدعم الاستراتيجي والإداري
- المساعدة في متابعة المبادرات والمشروعات الاستراتيجية التي يقودها الرئيس التنفيذي.
- إجراء البحوث وجمع البيانات وتقديم الدعم التحليلي لاتخاذ القرارات.
- تنسيق المشروعات الخاصة والاجتماعات رفيعة المستوى، بما في ذلك اجتماعات مجلس الإدارة.
5. إدارة المهام الشخصية والمهنية
- إدارة المهام الشخصية والمهنية للرئيس التنفيذي، بما يضمن التكامل السلس بين العمل والحياة الشخصية.
- التعامل مع المواعيد الشخصية والمشاوير والمهام الشخصية الأخرى عند الحاجة.
- ضمان توازن التزامات الرئيس التنفيذي الشخصية والمهنية واتساقها مع أولوياته.
- الحفاظ على أعلى مستويات التقدير والسرية عند التعامل مع المسائل الشخصية الحساسة.
6. مسؤوليات إضافية
- الإشراف على المراسلات والتواصل الشخصي نيابة عن الرئيس التنفيذي.
- تنظيم الفعاليات الشخصية، مثل التجمعات العائلية أو المناسبات الاجتماعية، عند الحاجة.
- إدارة النفقات الشخصية والفواتير والسجلات المالية بدقة وسرية.
المتطلبات
- درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو الإدارة أو مجال ذي صلة، مع تفضيل الحصول على درجة الماجستير.
- خبرة لا تقل عن 7 إلى 10 سنوات في الدعم التنفيذي أو إدارة المكاتب، ويفضل أن تكون في بيئة مؤسسية أو متعددة الجنسيات.
- مهارات قوية في التنظيم وحل المشكلات وإدارة مهام متعددة.
- مهارات ممتازة في التواصل الشفهي والكتابي باللغة الإنجليزية.
- إجادة استخدام حزمة Microsoft Office وأدوات الإنتاجية ذات الصلة.
- مستوى عالٍ من التقدير والاحترافية والنزاهة.
الكفاءات الأساسية
- التفكير الاستراتيجي والفهم التجاري.
- مهارات قوية في التعامل مع الآخرين وإدارة أصحاب المصلحة.
- القدرة على العمل تحت الضغط والالتزام بالمواعيد النهائية الضيقة.
- الاهتمام بالتفاصيل والدقة العالية.
- القدرة على التكيف والنهج الاستباقي في حل المشكلات.
