يتمثل هدف الدور في تقديم دعم إداري وتشغيلي مهني يضمن سلاسة العمليات اليومية للمكتب. ويشمل ذلك دعم انضمام الموظفين، وتنظيم رحلات العمل، ومعالجة طلبات المرافق، والتنسيق مع الموردين، وإجراءات المشتريات، مع الالتزام بسياسات الشركة والمرونة في تنفيذ المهام الإضافية المسندة.
المسؤوليات الأساسية
دعم انضمام الموظفين والمكتب
- إصدار بطاقات هوية الموظفين وبطاقات الدخول والتأكد من جاهزيتها قبل مباشرة الموظف.
- تسجيل الموظفين الجدد في أنظمة إدارة السفر مثل Jisr وAlmosafer وغيرها.
- تنظيم وتجهيز مساحات العمل والمكاتب للموظفين الجدد والحاليين، بما في ذلك حقائب الترحيب بالمنضمين الجدد.
- تنسيق طلبات المرافق، مثل دخول الزوار والضيافة والاجتماعات واللوازم المكتبية، من خلال أنظمة إدارة المرافق مثل Jisr وCybridge وغيرها.
سفر الأعمال والنقل
- معالجة طلبات رحلات العمل، بما يشمل البدلات اليومية والرحلات الجوية وحجوزات الفنادق، عبر أنظمة إدارة السفر.
- التحقق من توافق الطلبات مع السياسات من حيث عدد الأيام والغرض ودرجة السفر والأهلية.
- مطابقة فواتير خدمات النقل مع الحجوزات الفعلية ومعالجة الإجراءات عبر Cybridge حتى إتمام التسوية.
المشتريات وإدارة الموردين
- تقديم طلبات الشراء ومتابعة الموافقات من خلال Cybridge.
- إدارة ومعالجة الفواتير المتعلقة بمالك المبنى، مثل مواقف السيارات والمرافق والإيجار، وتقديم الطلبات عبر Cybridge.
- متابعة فرق المالية والمشتريات لضمان معالجة الفواتير والمدفوعات بدقة.
- الحفاظ على سجلات الموردين والتأكد من الالتزام بالاتفاقيات.
الخدمات الإدارية
- إدارة طلبات بطاقات العمل للموظفين، والتحقق من الأهلية، وتنسيق التصميم والطباعة، وضمان التسليم في الوقت المناسب.
- تقديم الدعم في مجال الضيافة والخدمات اللوجستية للزوار وفعاليات الشركة.
ضبط الوثائق والمراسلات
- إدارة أرشفة وحفظ الوثائق الإدارية والعقود والمراسلات، سواء إلكترونيًا أو ورقيًا.
- ضمان سرية الوثائق الرسمية وإمكانية الوصول إليها.
تحسين الإجراءات والرقمنة
- متابعة مؤشرات الأداء الرئيسة واتفاقيات مستوى الخدمة الخاصة بالخدمات الإدارية.
- دعم التحول الرقمي للإجراءات الإدارية، بما في ذلك أتمتتها عبر Jisr وCybridge وغيرها.
المهام العامة والمرنة
- تقديم الدعم الإداري العام للإدارة والموظفين.
- تنفيذ أي مهام أخرى تسندها الإدارة بما يتوافق مع أهداف الدور.
دعم الاستقبال ومكتب الاستقبال
- تغطية مكتب الاستقبال والاستقبال حسب التكليف لضمان استمرارية الخدمة خلال ساعات العمل.
- استقبال الموظفين والزوار والضيوف ومساعدتهم بطريقة مهنية.
- إدارة تسجيل الزوار وتنسيق الدخول وترتيبات غرف الاجتماعات.
- التعامل مع الاستفسارات الواردة وتوجيهها إلى القسم أو الموظف المختص.
- الحفاظ على منطقة استقبال مهنية ومنظمة وملائمة.
- تنسيق تغطية الاستقبال مع فريق الإدارة لضمان عدم بقاء مكتب الاستقبال دون موظف.
المؤهلات
المؤهلات التعليمية
- درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال والإدارة أو تخصص ذي صلة.
الخبرة
- من حديث التخرج إلى سنة واحدة أو أكثر من الخبرة في الإدارة أو دعم الموارد البشرية أو عمليات المرافق.
المهارات
- التميز في الأعمال الإدارية.
- إدارة الوقت.
- التواصل والتعاون.
- المرونة والقدرة على التكيف.
