يتولى أخصائي أول في الشؤون الإدارية الإشراف على العمليات الإدارية المتقدمة وتنسيقها بما يضمن فاعلية إدارة المكتب وعلاقات الموردين والمشتريات والامتثال. كما يدعم الدور الإدارة في تحسين العمليات وإعداد التقارير، ويوجه الموظفين الإداريين المبتدئين ويسهم في تطوير السياسات والإجراءات.
المسؤوليات الأساسية
الإشراف الإداري
- الإشراف على الموظفين الإداريين المبتدئين وتوجيههم في المهام اليومية وطلبات الخدمات.
- ضمان تنفيذ إجراءات مباشرة الموظفين الجدد والسفر والمشتريات وعمليات المرافق في الوقت المناسب.
- التعامل مع القضايا الإدارية المعقدة أو العاجلة بوصفه نقطة التصعيد.
تطوير السياسات والعمليات
- دعم إعداد وتحديث السياسات الإدارية المتعلقة بالسفر ومواقف السيارات والزوار ومساحات العمل.
- تطوير إجراءات التشغيل القياسية للوظائف الإدارية.
- ضمان الالتزام بالسياسات الداخلية واللوائح الخارجية.
إدارة الموردين والمشتريات
- الإشراف على دورات المشتريات وأداء الموردين والالتزام بالعقود.
- تقديم طلبات الشراء ومتابعة الموافقات من خلال نظام Cybridge.
- إدارة ومعالجة الفواتير المتعلقة بمالك المبنى، بما في ذلك مواقف السيارات والمرافق والإيجار، وتقديم الطلبات من خلال نظام Cybridge.
- متابعة فرق المالية والمشتريات لضمان معالجة الفواتير والمدفوعات بدقة.
- قيادة اجتماعات الموردين لضمان جودة الخدمات وتسليمها في الوقت المناسب.
إعداد التقارير والتحليلات
- إعداد تقارير شهرية أو ربع سنوية مفصلة عن المصروفات واستخدام المكتب وأداء الموردين.
- مراقبة مؤشرات الأداء الرئيسية ومستويات الخدمة للوظائف الإدارية، وضمان توافقها مع المستهدفات.
- تقديم توصيات إلى الإدارة بشأن خفض التكاليف وتحسين الكفاءة.
دعم الصحة والسلامة والبيئة والمرافق
- الإشراف على تخصيص مساحات المكاتب ومحطات العمل والموارد.
- ضمان اتباع معايير الصحة والسلامة والأمن في جميع المرافق.
- ضمان إجراء الفحوصات الدورية لصيانة المكتب ومواقف السيارات والمرافق والامتثال لمتطلبات السلامة.
- التنسيق مع الدفاع المدني والجهات الحكومية لإجراء عمليات التفتيش والحصول على التصاريح عند الحاجة.
التدريب والتطوير
- تقديم التدريب والتوجيه للأخصائيين أو المساعدين المبتدئين على أنظمة مثل Odoo وJisr وغيرها.
- دعم نقل المعرفة وبناء القدرات الإدارية داخل الفريق.
- توجيه الموظفين الجدد بشأن السياسات والإجراءات والأنظمة الإدارية.
مباشرة الموظفين الجدد ودعم المكتب
- إصدار بطاقات هوية الموظفين وبطاقات الدخول، وضمان جاهزيتها قبل مباشرة الموظفين.
- تسجيل الموظفين الجدد في أنظمة إدارة السفر مثل Jisr وAlmosafer وغيرها.
- ترتيب وتجهيز مساحات المكاتب ومحطات العمل للموظفين الجدد والحاليين، بما في ذلك حقائب الترحيب بالموظفين الجدد.
- تنسيق طلبات المرافق، مثل دخول الزوار والضيافة والاجتماعات ومستلزمات المكتب، من خلال أنظمة إدارة المرافق مثل Jisr وCybridge وغيرها.
سفر الأعمال والنقل
- معالجة طلبات رحلات العمل، بما في ذلك البدلات اليومية وحجوزات الرحلات الجوية والفنادق، عبر أنظمة إدارة السفر.
- التحقق من توافق الطلبات مع السياسات من حيث عدد الأيام والغرض ودرجة السفر والأهلية.
- مطابقة فواتير خدمات النقل مع الحجوزات الفعلية ومعالجة الطلبات عبر Cybridge حتى تسويتها.
المهام العامة والمرنة
- تمثيل فريق الإدارة في الاجتماعات المشتركة بين الإدارات.
- تنفيذ أي مهام إضافية تكلف بها الإدارة عند الحاجة.
دعم مكتب الاستقبال والاستقبال
- توفير التغطية لمكتب الاستقبال حسب التكليف لضمان استمرارية الخدمة خلال ساعات العمل.
- استقبال الموظفين والزوار والضيوف ومساعدتهم بطريقة مهنية.
- إدارة تسجيل الزوار وتنسيق الدخول وترتيبات غرف الاجتماعات.
- التعامل مع الاستفسارات الواردة وتوجيهها إلى الإدارة أو الموظف المختص.
- الحفاظ على منطقة استقبال مهنية ومنظمة وملائمة للمظهر العام.
- تنسيق تغطية الاستقبال مع فريق الإدارة لضمان عدم بقاء مكتب الاستقبال دون موظف.
المؤهلات
- درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو إدارة المكاتب أو مجال ذي صلة.
- خبرة من سنتين إلى أربع سنوات في الإدارة أو إدارة المكاتب.
- خبرة عملية في دعم التنفيذيين وتنسيق المكاتب وإدارة المستندات.
- إتقان حزمة برامج MS Office وأدوات التواصل في بيئة الأعمال.
المهارات
- المساءلة والمهنية.
- التخطيط الاستراتيجي وتطوير السياسات.
- التميز الإداري.
- إدارة الموردين وأصحاب المصلحة.
- إعداد التقارير وتحليل البيانات.
- تحسين العمليات والامتثال.
- المرونة والقدرة على التكيف.
