الوصف الوظيفي
يتمثل الدور في دعم تنفيذ أنشطة حوكمة المشتريات وإدارة العقود عبر الحفاظ على دقة الوثائق، ومتابعة إجراءات العقود، والمساعدة في مراقبة الالتزام. ويسهم ذلك في تطبيق الحوكمة بفاعلية ودعم أهداف إدارة مخاطر المشتريات.
المساءلات الرئيسية
- الحفاظ على سجلات حوكمة المشتريات وقوالبها ووثائقها لضمان الدقة وإمكانية التتبع والاستعداد للتدقيق.
- دعم إعداد العقود والأنشطة المرتبطة بتوثيقها لضمان اكتمالها والتزامها بالقوالب المعتمدة وإرشادات الحوكمة.
- متابعة مراحل دورة حياة العقود ومواعيد الموافقات والتجديدات لدعم التنفيذ في الوقت المناسب وتصعيد حالات التأخير أو الثغرات.
- التحقق من وثائق المشتريات في ضوء معايير الحوكمة والالتزام لدعم ضبط المخاطر وتحقيق الاتساق في ممارسات العقود.
- تنسيق مسارات مراجعة العقود مع أصحاب المصلحة الداخليين لدعم الحصول على الموافقات في الوقت المناسب ومعالجة المشكلات.
- تحديث متابعات وسجلات وقواعد بيانات الحوكمة لدعم المراقبة وإعداد التقارير وإتاحة الرؤية للإدارة.
- المساعدة في إعداد تقارير حوكمة المشتريات والالتزام لدعم الإشراف وعمليات التدقيق والمراجعات الإدارية.
- توفير الوثائق والبيانات اللازمة أثناء عمليات التدقيق والمراجعات الداخلية لضمان الشفافية والالتزام بمتطلبات الحوكمة.
- ضمان الالتزام بسياسة المشتريات وإطار الحوكمة في جميع وثائق العقود وإجراءاتها.
- الحفاظ على دقة سجلات الموردين والبيانات الرئيسية لدعم إجراءات الإضافة والتأهيل ومتابعة الالتزام المستمرة.
- دعم إجراءات إضافة الموردين وفحوصات العناية الواجبة بما يتوافق مع حوكمة المشتريات ومتطلبات الالتزام.
- متابعة بيانات أداء الموردين والتزامات العقود مع تصعيد حالات عدم الالتزام أو مشكلات الخدمة إلى أصحاب المصلحة المعنيين.
- تنسيق المراسلات مع الموردين المتعلقة بشروط العقود والتجديدات ومتطلبات التوثيق.
- الحفاظ على قاعدة بيانات الموردين والوثائق الداعمة لضمان الاستعداد للتدقيق والاتساق مع معايير الحوكمة.
المهارات
الكفاءات الرئيسية
- الاهتمام بالتفاصيل ودقة التوثيق.
- المهارات التحليلية ومهارات حل المشكلات.
- إتقان أنظمة المشتريات والعقود، مثل Oracle.
- النزاهة والقدرة على اتخاذ قرارات أخلاقية.
- التواصل مع أصحاب المصلحة، والتفاوض، وإدارة الوقت.