منصة أعناب هي شركة لتطوير رأس المال البشري تساعد الأفراد والمنظمات على بناء القدرات وتحسين الأداء وتحقيق نمو مستدام. ويقدم المساعد التنفيذي دعمًا مباشرًا للرئيس التنفيذي، ويسهم في تنسيق الأنشطة التنفيذية اليومية ومتابعة الأولويات والمهام لضمان إنجازها في الوقت المناسب.
يتطلب الدور قدرة عالية على التنظيم وإدارة الأولويات والتعامل مع المراسلات والوثائق التنفيذية بسرية ومهنية، إلى جانب التنسيق مع الإدارات الداخلية وأصحاب المصلحة الخارجيين.
المهام والمسؤوليات
- إدارة جدول الرئيس التنفيذي ومواعيده واجتماعاته وأولوياته اليومية.
- تنسيق الاجتماعات الداخلية والخارجية، بما يشمل إعداد جداول الأعمال والمواد اللازمة والترتيبات اللوجستية.
- إعداد محاضر الاجتماعات، ومتابعة بنود العمل، ومتابعة الإجراءات والمواعيد النهائية المتفق عليها.
- إدارة المراسلات والاتصالات والطلبات الموجهة إلى الرئيس التنفيذي وترتيب أولوياتها.
- صياغة وإعداد رسائل البريد الإلكتروني والخطابات والعروض التقديمية والتقارير وغيرها من وثائق العمل.
- تنسيق ترتيبات السفر، بما في ذلك الرحلات الجوية والإقامة ووسائل النقل وخطط الرحلات.
- التنسيق مع الإدارات الداخلية وأصحاب المصلحة الخارجيين بشأن الطلبات والتحديثات والموافقات والاجتماعات.
- الحفاظ على دقة وسرية السجلات والوثائق التنفيذية.
- دعم الرئيس التنفيذي في الاستعداد لاجتماعات القيادة واجتماعات مجلس الإدارة والعروض التقديمية والفعاليات والمشاركات الخارجية.
- المتابعة الاستباقية للمهام والأولويات المعلقة لضمان إنجازها في الوقت المناسب.
المتطلبات
- درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو الإدارة أو إدارة المكاتب أو أي مجال ذي صلة.
- خبرة ذات صلة من 3 إلى 5 سنوات بوصفك مساعدًا تنفيذيًا أو مساعدًا شخصيًا أو مساعدًا إداريًا أو في دور مشابه.
- خبرة سابقة في دعم رئيس تنفيذي أو مسؤول تنفيذي كبير أو الإدارة العليا مفضلة.
- خبرة قوية في إدارة الجداول الزمنية وتنسيق الاجتماعات والمراسلات التجارية والمتابعة.
- مهارات ممتازة في التنظيم وإدارة الوقت، مع القدرة على إدارة الأولويات المتنافسة.
- اهتمام قوي بالتفاصيل ومستوى عالٍ من السرية والحرص.
- مهارات قوية في التواصل الكتابي والشفهي.
- إجادة استخدام Microsoft Office و/أو Google Workspace.
- إجادة مهنية للغتين العربية والإنجليزية.
- القدرة على العمل باستقلالية وتحمل المسؤولية والمتابعة الاستباقية للإجراءات المسندة.
المزايا
- تأمين طبي وفقًا لسياسة الشركة.
- بيئة عمل داعمة وتعاونية.
- ثقافة منفتحة وتعاونية.
- فرص مستمرة للتعلم والنمو.
- مستوى عالٍ من الاستقلالية وتحمل المسؤولية.
- فرصة لإحداث أثر حقيقي.
