يتولى أخصائي المشتريات إدارة وتحسين عمليات التوريد من خلال ضمان إصدار أوامر الشراء وتعديلها بدقة، والبحث عن موردين موثوقين، ومتابعة تنفيذ العقود وأداء الموردين ومدى الالتزام بالسياسات التنظيمية. كما يساهم الدور في ضمان توافق التوريدات مع الشروط التعاقدية، وتحسين كفاءة عمليات الشراء، وتوفير التقارير والوثائق اللازمة لاتخاذ القرارات.
الغرض من الوظيفة
إدارة وتحسين عملية التوريد عبر ضمان إصدار أوامر الشراء وتعديلها بدقة، والبحث عن موردين موثوقين، والإشراف على تنفيذ العقود والالتزام بالسياسات التنظيمية.
وصف مسؤوليات الوظيفة
التميز التشغيلي
- تنسيق إصدار أوامر الشراء، وضمان توافق عمليات التسليم مع شروط العقد وأحكامه، ومتابعة جداول التسليم وجودة المنتجات.
- التأكد من استيفاء طلبات الشراء جميع المتطلبات وحصولها على الاعتمادات الكاملة من أصحاب المصلحة المعنيين، وفقًا لمصفوفة تفويض الصلاحيات (DOA).
- تنفيذ أنشطة البحث عن الموردين لتحديد الموردين والبائعين ذوي السمعة الجيدة للمشتريات التكتيكية، مع الحفاظ على قاعدة بيانات محدثة للموردين.
- الإشراف على إصدار أوامر الشراء بموجب العقود، وضمان الالتزام بالشروط، والتنسيق مع الموردين بشأن تفاصيل الطلبات وجداول التسليم.
- تنفيذ عمليات المشتريات اليومية، بما في ذلك معالجة طلبات الشراء (PRs) وأوامر الشراء (POs)، وإدارة الفواتير، مع ضمان الالتزام بسياسات الشركة.
- مراجعة طلبات تغيير الموردين واعتمادها، بما في ذلك التغييرات والجزاءات، وضمان تطبيق الخصومات المالية وفقًا لمصفوفة تفويض الصلاحيات وإبلاغ الأطراف المعنية بها بوضوح.
- إعداد أوامر شراء تفصيلية، ومطابقة التواريخ والكميات مع عروض الأسعار المعتمدة، ومعالجة تعديلات أوامر الشراء، والتأكد من اجتياز التعديلات لعمليات الاعتماد المطلوبة قبل إرسال الأوامر المعدلة إلى الموردين.
- التحقق من طلبات العقود للتأكد من شمولها جميع المتطلبات وحصولها على الاعتمادات الكاملة من أصحاب المصلحة وفقًا لمصفوفة تفويض الصلاحيات.
- الإشراف على تنفيذ العقود وأدائها ومتابعتهما، ومعالجة المشكلات، وضمان وفاء الموردين بالتزاماتهم التعاقدية ومعايير الأداء.
- الحفاظ على علاقات مستمرة مع الموردين لضمان التسليم في الوقت المحدد وجودة المنتجات، ومعالجة أي مشكلات مرتبطة بالمشتريات.
التعاون وإشراك أصحاب المصلحة
- العمل بالتعاون مع أعضاء الفريق من خلال مشاركة المعرفة وتقديم الدعم والمشاركة الفاعلة في أنشطة الفريق لتعزيز بيئة عمل إيجابية ومنتجة.
- التواصل مع أصحاب المصلحة الداخليين لجمع الملاحظات حول عمليات المشتريات ومعالجة أي مخاوف أو متطلبات مرتبطة بالشراء.
الابتكار والتحسين المستمر
- اقتراح وتنفيذ تحسينات على عمليات المشتريات، مع التركيز على تبسيط المهام وتعزيز الكفاءة العامة.
- متابعة الاتجاهات والتقنيات الناشئة في مجال المشتريات وإدارة سلسلة الإمداد، واقتراح حلول مبتكرة لتحسين ممارسات الشراء.
إعداد التقارير والتوثيق
- إعداد وتحليل تقارير عن أنشطة المشتريات، بما في ذلك حالة أوامر الشراء، وأداء الموردين، والالتزام بشروط العقود، وتقديم رؤى قابلة للتنفيذ لدعم اتخاذ القرارات.
- ضمان التوثيق الشامل لعمليات المشتريات، بما في ذلك أوامر الشراء واتفاقيات الموردين وتعديلات العقود، بما يضمن الوضوح والاتساق.
التعاون مع الفريق والتعلم المستمر
- تعزيز بيئة تعاونية داخل فريق المشتريات من خلال مشاركة المعرفة وتقديم الدعم والمشاركة في أنشطة الفريق لبناء ثقافة عمل متماسكة ومنتجة.
- السعي إلى فرص التعلم المستمر عبر طلب الملاحظات وحضور الدورات التدريبية ومواكبة اتجاهات القطاع لتعزيز المهارات والنمو المهني.
الحد الأدنى من متطلبات الوظيفة
- المؤهل العلمي: درجة البكالوريوس في إدارة سلسلة الإمداد أو المشتريات أو ما يعادلها.
- الخبرة ذات الصلة: خبرة من 3 إلى 4 سنوات في المشتريات أو الشراء، ويفضل أن تكون في بيئة مؤسسية أو صناعية.
- التراخيص والاعتمادات والشهادات المهنية: يفضل الحصول على شهادة محترف مشتريات معتمد (CPP) أو شهادة محترف معتمد في إدارة التوريد (CPSM).
- اللغات: الإنجليزية والعربية.
الكفاءات
- المساءلة وروح المبادرة
- الالتزام بالحضور والمواعيد
- التعاون والعمل الجماعي
- مهارات التواصل
- الإبداع والابتكار
- التوجه نحو العملاء
- اتخاذ القرارات
- تحقيق النتائج
- تطوير الأفراد
- قيادة التغيير ودفعه
- التركيز على العملاء
- تكوين الشراكات واستدامتها
- المظهر العام
- المهارات الشخصية
- المعرفة والفهم
- القيادة والإشراف
- القيادة المؤثرة
- إدارة الآخرين والتعامل معهم
- الشغف بالعمل
- الثقة بالنفس
- التفكير الاستراتيجي والمنطقي