الغرض من الوظيفة
تتولى الوظيفة إدارة عملية المشتريات وتحسينها من خلال ضمان إصدار أوامر الشراء وتعديلها بدقة، واستقطاب الموردين ذوي السمعة الجيدة، والإشراف على تنفيذ العقود والالتزام بالسياسات التنظيمية للشركة.
وصف مسؤوليات الوظيفة
التميز التشغيلي
- تنسيق إصدار أوامر الشراء، والتأكد من توافق عمليات التسليم مع شروط العقد وأحكامه، ومتابعة جداول التسليم وجودة المنتجات أو الخدمات.
- التأكد من استيفاء طلبات الشراء لجميع المتطلبات وحصولها على الاعتمادات الكاملة من أصحاب المصلحة المعنيين، وفقًا لمصفوفة تفويض الصلاحيات (DOA).
- تنفيذ أنشطة البحث عن الموردين لتحديد الموردين والبائعين ذوي السمعة الجيدة للمشتريات التكتيكية، مع الحفاظ على تحديث قاعدة بيانات الموردين.
- الإشراف على إصدار أوامر الشراء المرتبطة بالعقود، والتأكد من الالتزام بالشروط، والتنسيق مع الموردين بشأن تفاصيل الطلبات وجداول التسليم.
- تنفيذ عمليات المشتريات اليومية، بما في ذلك معالجة طلبات الشراء (PRs) وأوامر الشراء (POs)، وإدارة الفواتير، مع ضمان الالتزام بسياسات الشركة.
- مراجعة طلبات تغيير الموردين واعتمادها، بما في ذلك التغييرات والغرامات، والتأكد من تطبيق الخصومات المالية وفقًا لمصفوفة تفويض الصلاحيات وإبلاغ الأطراف المعنية بها بوضوح.
- إعداد أوامر شراء تفصيلية، ومطابقة التواريخ والكميات مع عروض الأسعار المعتمدة، ومعالجة تعديلات أوامر الشراء، والتأكد من حصول التعديلات على الاعتمادات المطلوبة قبل إرسال الأوامر المعدلة إلى الموردين.
- التحقق من طلبات العقود للتأكد من تغطية جميع المتطلبات وحصولها على الاعتماد الكامل من أصحاب المصلحة وفقًا لمصفوفة تفويض الصلاحيات.
- الإشراف على تنفيذ العقود وأدائها ومتابعتهما، ومعالجة المشكلات، والتأكد من وفاء الموردين بالتزاماتهم التعاقدية ومعايير الأداء.
- الحفاظ على علاقات مستمرة مع الموردين لضمان التسليم في الوقت المناسب وجودة السلع، ومعالجة أي مشكلات مرتبطة بالمشتريات.
التعاون وإشراك أصحاب المصلحة
- العمل بالتعاون مع أعضاء الفريق من خلال مشاركة المعرفة وتقديم الدعم والمشاركة الفعالة في أنشطة الفريق، بما يسهم في إيجاد بيئة عمل إيجابية ومنتجة.
- التواصل مع أصحاب المصلحة الداخليين لجمع الملاحظات بشأن عمليات المشتريات ومعالجة أي مخاوف أو متطلبات مرتبطة بالشراء.
الابتكار والتحسين المستمر
- اقتراح التحسينات على عمليات المشتريات وتنفيذها، مع التركيز على تبسيط المهام وتعزيز الكفاءة العامة.
- متابعة الاتجاهات والتقنيات الناشئة في مجال المشتريات وإدارة سلاسل الإمداد، واقتراح حلول مبتكرة لتحسين ممارسات الشراء.
التقارير والتوثيق
- إعداد تقارير عن أنشطة المشتريات وتحليلها، بما في ذلك حالة أوامر الشراء، وأداء الموردين، والالتزام بشروط العقود، وتقديم رؤى قابلة للتنفيذ لدعم اتخاذ القرارات.
- ضمان التوثيق الشامل لعمليات المشتريات، بما في ذلك أوامر الشراء واتفاقيات الموردين وتعديلات العقود، بما يضمن الوضوح والاتساق.
التعاون داخل الفريق والتعلم المستمر
- تعزيز بيئة تعاونية داخل فريق المشتريات من خلال مشاركة المعرفة وتقديم الدعم والمشاركة في أنشطة الفريق لبناء ثقافة عمل متماسكة ومنتجة.
- متابعة فرص التعلم المستمر من خلال طلب الملاحظات، وحضور الدورات التدريبية، والاطلاع على اتجاهات القطاع لتعزيز المهارات والنمو المهني.
الحد الأدنى من متطلبات الوظيفة
- المؤهل العلمي: درجة البكالوريوس في إدارة سلاسل الإمداد أو المشتريات أو ما يعادلها.
- الخبرة ذات الصلة: خبرة من 3 إلى 4 سنوات في المشتريات أو الشراء، ويفضل أن تكون في بيئة مؤسسية أو صناعية.
- التراخيص والاعتمادات والشهادات المهنية: يفضل الحصول على شهادة محترف مشتريات معتمد (CPP) أو محترف معتمد في إدارة التوريد (CPSM).
- اللغة: العربية والإنجليزية.
الكفاءات
- تحمل المسؤولية والمبادرة.
- الالتزام بالحضور والانضباط بالمواعيد.
- التعاون والعمل الجماعي.
- مهارات التواصل.
- الإبداع والابتكار.
- التوجه نحو العميل.
- اتخاذ القرارات.
- تحقيق النتائج.
- تطوير الأفراد.
- قيادة التغيير وإدارته.
- التركيز على العملاء.
- تكوين الشراكات واستدامتها.
- المظهر العام.
- المهارات الشخصية.
- المعرفة والفهم.
- القيادة والإشراف.
- القيادة المؤثرة.
- إدارة الآخرين والتعامل معهم.
- الشغف بالعمل.
- الثقة بالنفس.
- التفكير الاستراتيجي والمنطقي.
