يجمع هذا الدور بين الدعم التنفيذي رفيع المستوى وإسناد إدارة أعمال الإدارة، بهدف تمكين رئيس الإدارة وفريق القيادة من إدارة الأنشطة والأولويات والالتزامات بطريقة منظمة ومتوافقة وحسنة الإدارة. ويشمل ذلك إدارة المكتب التنفيذي والاجتماعات والمراسلات والإجراءات، إلى جانب التخطيط والحوكمة والضوابط والميزانية والتقارير التنفيذية وتحليل الأعمال.
كما يعمل شاغل الوظيفة نقطةً مركزية للتنسيق والتعاون مع أصحاب المصلحة الداخليين والخارجيين، ويسهم في تنظيم الموارد والقرارات والوثائق والالتزامات ومتابعة تنفيذها عبر مختلف أنشطة الإدارة.
المسؤوليات الرئيسية
الدعم التنفيذي وإدارة المكتب
- تقديم دعم تنفيذي رفيع المستوى لرئيس الإدارة.
- إدارة الجداول والمواعيد والمراسلات وطلبات المعلومات والموافقات التي تمر عبر المكتب التنفيذي.
- الحفاظ على وضوح الأولويات والمواعيد النهائية والالتزامات المقبلة.
- تنسيق السفر والترتيبات اللوجستية الخاصة بالإدارة.
- التعامل مع المعلومات الحساسة بمهنية وسرية وتكتم عالٍ.
تنسيق الاجتماعات وإدارة الإجراءات
- تنسيق الاجتماعات الداخلية والخارجية، بما يشمل الجدولة والحضور والترتيبات اللوجستية وجداول الأعمال ومواد القراءة المسبقة والمواد الإحاطية.
- تسجيل القرارات والإجراءات.
- إدارة سجلات إجراءات الإدارة وتقويمات التخطيط وجداول التقارير.
- متابعة مالكي الإجراءات لضمان الوفاء بالالتزامات والمواعيد النهائية.
إدارة الأعمال
- دعم رئيس الإدارة في الإدارة الشاملة لأعمال الإدارة.
- الحفاظ على فهم واسع لاستراتيجية الشركة وعملياتها وأولوياتها وتحدياتها.
- تقديم الرؤى والتحليلات بشأن المسائل المؤثرة في الأعمال ككل.
- دعم اتخاذ القرارات الإدارية ومتابعة تنفيذها.
- ضمان إدارة أنشطة الإدارة ومواردها والتزاماتها بطريقة منسقة وفعالة.
تقارير مجلس الإدارة واللجان والإدارة التنفيذية
- إعداد مواد مجلس الإدارة واللجان والإدارة التنفيذية، بما في ذلك أوراق العمل والعروض التقديمية ومذكرات الإحاطة ومذكرات القرارات وتقارير التقدم.
- تنسيق المدخلات الواردة من الفرق الوظيفية.
- ضمان استيفاء الطلبات لمعايير الحوكمة والمواعيد النهائية.
- تسجيل القرارات والإجراءات.
- متابعة تنفيذ قرارات مجلس الإدارة واللجان.
إدارة شؤون الإدارة والمعرفة والوثائق
- تنسيق ترتيبات انضمام موظفي الإدارة والمتعاقدين والاستشاريين ومغادرتهم، بما في ذلك ترتيبات الوصول والشؤون الإدارية.
- العمل نقطة اتصال بشأن المسائل الإدارية المؤثرة في الإدارة.
- تولي إطار ضبط وثائق الإدارة وإدارة المعرفة، بما يشمل هياكل الملفات والقوالب والصيغ القياسية وضبط الإصدارات وتوثيق الدروس المستفادة.
- ضمان حفظ السجلات والمواد المرجعية بدقة وإتاحتها.
التعاون مع أصحاب المصلحة
- بناء علاقات عمل فعالة مع أصحاب المصلحة الداخليين والخارجيين والمحافظة عليها.
- التعاون عبر الإدارات للحصول على المدخلات ومواءمة المتطلبات وتبادل المعلومات وحل المشكلات.
- دعم المبادرات المشتركة وفرق العمل.
- تمثيل رئيس الإدارة والإدارة بمهنية في المحافل الداخلية والخارجية.
السياسات والإجراءات والحوكمة والضوابط الداخلية
- دعم إعداد سياسات الإدارة وإجراءاتها وخرائط عملياتها وأطر الحوكمة ومراجعتها وصيانتها.
- دعم استكمال مراجعات أصحاب المصلحة والحصول على الموافقات المطلوبة.
- ضمان إبلاغ السياسات والإجراءات المعتمدة وتطبيقها بصورة متسقة.
- الحفاظ على مصفوفة تفويض الصلاحيات ومسارات الموافقات الخاصة بالإدارة.
- مراقبة الالتزام والتقيد بالضوابط.
- تنسيق طلبات التدقيق الداخلي والخارجي وإغلاق ملاحظات التدقيق.
- الحفاظ على سجلات سياسات الإدارة وإجراءاتها ومخاطرها وامتثالها.