الوصف
يتولى مدير أول – مراقبة الوثائق مسؤولية إنشاء عمليات مراقبة الوثائق وإدارة المعلومات وحوكمة السجلات وقيادتها وتحسينها باستمرار عبر محفظة القلب الحضري. ويضمن الدور إدارة جميع وثائق المشاريع ومخرجاتها ومراسلاتها واعتماداتها ورسوماتها ومعلومات نمذجة معلومات البناء (BIM) وتقديماتها الفنية وسجلاتها التعاقدية بما يتوافق مع متطلبات حوكمة المشاريع ومعايير الجودة والالتزامات التنظيمية.
وبصفته عضوًا رئيسيًا في فريق تنفيذ المشاريع، يشرف شاغل الوظيفة على عمليات مراقبة الوثائق عبر عدة مشاريع تطويرية متعددة الاستخدامات، مع ضمان إدارة معلومات المشاريع في الوقت المناسب وبدقة وقابلية للتدقيق طوال دورة حياة المشروع.
المسؤوليات الرئيسية
- تطوير وتنفيذ استراتيجيات وإجراءات ومعايير وأطر حوكمة مراقبة الوثائق عبر محفظة القلب الحضري.
- قيادة وإدارة جميع أنشطة مراقبة الوثائق المتعلقة بالتصميم والمشتريات والإنشاء والاختبار والتشغيل التجريبي والتسليم.
- الإشراف على أنظمة إدارة الوثائق، مثل Aconex وPMIS وCDE وSharePoint أو ما يعادلها، مع ضمان سلامة البيانات وإمكانية الوصول إليها والامتثال للمتطلبات.
- إدارة مسارات عمل الوثائق وإشعارات الإرسال والمراجعات والاعتمادات والوثائق المستبدلة وعمليات الاحتفاظ بالسجلات.
- إنشاء لوحات تقارير ومؤشرات أداء رئيسية لمتابعة أداء مراقبة الوثائق وفاعلية إدارة المعلومات.
- التنسيق مع استشاريي التصميم والمقاولين ومديري المشاريع والاستشاريين والجهات الداخلية المعنية لضمان تقديم وثائق المشاريع ومعالجتها في الوقت المناسب.
- دعم عمليات التدقيق ومراجعات الحوكمة وعمليات ضمان الجودة ومراقبة الجودة من خلال الحفاظ على سجلات مشاريع كاملة وقابلة للتتبع.
- ضمان امتثال جميع معلومات المشاريع لسياسات الشركة والمتطلبات التعاقدية والالتزامات التنظيمية.
- قيادة فرق مراقبة الوثائق وتوجيهها وتطويرها عبر مشاريع ومسارات عمل متعددة.
- دعم إغلاق المشاريع والتسليم التشغيلي من خلال ضمان النقل الدقيق والكامل لمعلومات الأصول والسجلات.
الكفاءات الأساسية
- حوكمة المعلومات وإدارة السجلات.
- مراقبة الوثائق وسلامة البيانات.
- دعم تنفيذ المشاريع.
- تحسين العمليات.
- تنسيق أصحاب المصلحة.
- قيادة الفرق وتطويرها.
- ضمان الجودة والامتثال.
- إعداد التقارير وإدارة الأداء.
المتطلبات
- درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو إدارة المعلومات أو الهندسة أو إدارة الإنشاءات أو تخصص ذي صلة.
- خبرة لا تقل عن 7 سنوات في مراقبة الوثائق أو إدارة السجلات أو إدارة المعلومات أو ضوابط المشاريع ضمن مشاريع إنشاءات واسعة النطاق أو مشاريع تطوير متعددة الاستخدامات.
- خبرة مثبتة في إدارة وظائف مراقبة الوثائق ضمن مشاريع تطوير معقدة ومتعددة أصحاب المصلحة.
- معرفة قوية بأنظمة إدارة الوثائق الإلكترونية (EDMS) وبيئات البيانات المشتركة (CDE).
- فهم ممتاز لحوكمة الوثائق وأنظمة إدارة الجودة وعمليات تنفيذ المشاريع.
- مهارات قوية في القيادة وإدارة أصحاب المصلحة والتواصل والتنظيم.
- تُعد الخبرة في بيئات المشاريع واسعة النطاق متعددة الاستخدامات أو التطوير الحضري أو البنية التحتية أو المشاريع العملاقة ميزة مرغوبة بشدة.
