يتولى مدير أول للمناقصات في شركة الفنار مسؤولية جميع أنشطة تقديم العطاءات، ويفضل أن يمتلك خبرة في مناقصات الهندسة والتوريد والإنشاء. ويتركز الدور على قيادة إعداد المناقصات المدنية المعقدة وتنسيقها وتقديمها، مع ضمان توافقها مع متطلبات العملاء ومواصفات المناقصات وإجراءات الشركة.
كما يشمل الدور قيادة فريق المناقصات المدنية، وإدارة المخاطر والجودة، والتنسيق مع الإدارات والشركاء والموردين والعملاء، إضافة إلى دعم إدارتي سلسلة الإمداد والتنفيذ بعد ترسية العقود لضمان انتقال متسق من مرحلة المناقصة إلى التنفيذ.
الهدف من الوظيفة
المسؤولية عن جميع أنشطة تقديم العطاءات، ويفضل وجود خبرة في مناقصات الهندسة والتوريد والإنشاء.
المساءلة الرئيسية
إدارة المناقصات والتنسيق
- قيادة الإعداد الشامل للمناقصات المدنية المعقدة وتنسيقها وتقديمها.
- ضمان الالتزام الكامل بمتطلبات العملاء ومواصفات المناقصات وإجراءات الشركة.
إعداد العروض الفنية والتجارية
- مراجعة وثائق المناقصات وتحليل جداول الكميات ووضع استراتيجيات التسعير.
- إعداد العروض الفنية والتجارية واعتماد صيغها النهائية بالتنسيق مع الإدارات المعنية.
التعامل مع الموردين والمقاولين من الباطن
- تحديد الموردين والمقاولين من الباطن المؤهلين وتقييمهم والتنسيق معهم.
- الحصول على عروض أسعار تنافسية وضمان توافقها فنيًا وتجاريًا.
التنسيق مع العملاء وأصحاب المصلحة
- الحفاظ على تواصل استباقي مع العملاء والاستشاريين والجهات المختصة طوال عملية طرح المناقصات.
- تمثيل الشركة في اجتماعات ما قبل تقديم العطاءات وعمليات الاستيضاح والتفاوض.
التنسيق مع الائتلافات والمشروعات المشتركة
- إدارة التواصل والتوافق مع شركاء الائتلاف أو المشروع المشترك بشأن نطاق العمل والمخرجات والمسؤوليات.
- ضمان التعاون السلس والاتساق في تقديم العروض.
ضبط التكاليف وتقييم المخاطر
- إجراء تحليل شامل للتكاليف وتقييم المخاطر لكل مناقصة.
- التوصية بإجراءات الحد من المخاطر ودعم الإدارة في قرارات تقديم العرض أو عدم تقديمه.
المطالبات والتفاوض على العقود
- مراجعة المطالبات وأوامر التغيير والإيضاحات التعاقدية ودعم إعدادها.
- المشاركة في مفاوضات العقود لتأمين شروط مواتية للشركة.
ذكاء السوق ودعم تطوير الأعمال
- متابعة اتجاهات السوق والمنافسين ومتطلبات العملاء في قطاع الإنشاءات المدنية.
- تقديم مدخلات استراتيجية لتحسين القدرة التنافسية للعروض ومعدلات الفوز.
القيادة وتطوير الفريق
- قيادة فريق المناقصات المدنية وتوجيه أفراده لضمان تقديم عروض عالية الجودة وفي الوقت المحدد.
- تعزيز ثقافة التعاون والمساءلة والتحسين المستمر.
التقارير والتوثيق
- الحفاظ على سجلات المناقصات والتقارير وتحليلات ما بعد تقديم العطاءات بدقة.
- ضمان مشاركة المعرفة وتوثيق الدروس المستفادة للمناقصات المستقبلية.
إدارة القيادة
- قيادة فريق المناقصات المدنية والإشراف عليه بما يضمن التنسيق الفعال وجودة العروض والالتزام بالمواعيد النهائية.
- تقديم التوجيه الاستراتيجي في التخطيط وتخصيص الموارد وترتيب أولويات المناقصات بما يتوافق مع أهداف الشركة.
- توجيه أعضاء الفريق وتطويرهم من خلال إرشادهم إلى أفضل ممارسات المناقصات ومنهجيات التسعير وأساليب التعامل مع العملاء.
- تعزيز التعاون بين الفرق متعددة الوظائف، بما في ذلك الهندسة والمشتريات والمالية والشؤون القانونية، لضمان تقديم عروض متماسكة ومتوافقة.
- ترسيخ ثقافة المساءلة والتحسين المستمر والتميز في الأداء ضمن وظيفة المناقصات.
- تمثيل الإدارة في اجتماعات الإدارة وتقديم تحديثات عن حالة المناقصات والتحديات الرئيسية والفرص الاستراتيجية.
- ضمان الالتزام بسياسات الشركة والمعايير الأخلاقية والنزاهة المهنية في جميع أنشطة المناقصات.
دعم المناقصة بعد الترسية لإدارتي سلسلة الإمداد والتنفيذ
- تسليم شامل لجميع وثائق المناقصة وتفاصيل التكاليف والإيضاحات الفنية إلى إدارتي سلسلة الإمداد والتنفيذ بعد ترسية العقد.
- مساعدة إدارة سلسلة الإمداد في التحقق من عروض أسعار الموردين والمقاولين من الباطن، وتوافق نطاق العمل، وجداول المشتريات بما يضمن اتساقها مع افتراضات المناقصة.
- دعم فرق التنفيذ من خلال توضيح هدف المناقصة والمواصفات الفنية والشروط التعاقدية أثناء تعبئة المشروع واجتماع البدء.
- المشاركة في اجتماعات ما بعد الترسية لضمان الانتقال السلس من مرحلة المناقصة إلى التنفيذ ومعالجة أي فروق في النطاق أو التكلفة أو الجدول الزمني.
- التعاون في هندسة القيمة وإدارة التغييرات بما يضمن إدارة فرص خفض التكاليف وتغييرات العملاء بما يتوافق مع التزامات المناقصة.
- الحفاظ على التنسيق مع فرق مراقبة المشاريع والعقود والتخطيط لضمان انعكاس بيانات المناقصة بدقة في ميزانيات التنفيذ وتوقعاته.
إدارة المخاطر
- تحديد المخاطر المرتبطة بكل مناقصة وتقييمها، بما يشمل المخاطر الفنية والتجارية والتعاقدية والمتعلقة بالجدول الزمني.
- إجراء تقييمات المخاطر وإعداد استراتيجيات الحد منها بالتنسيق مع إدارات الهندسة والمالية والشؤون القانونية قبل تقديم العرض.
- إبراز عوامل المخاطر الحرجة، مثل التعويضات الاتفاقية وشروط الدفع وغموض نطاق العمل وقيود الموقع، للإدارة العليا لاتخاذ قرارات مستنيرة بشأن تقديم العرض أو عدمه.
- إعداد سجل للمخاطر والحفاظ عليه للمناقصات الرئيسية، مع متابعة جميع المخاطر المحددة وإجراءات الحد منها.
- مراجعة الشروط والأحكام التعاقدية لتحديد البنود غير الملائمة والتوصية بالاستثناءات أو التحفظات المقبولة.
- ضمان شفافية المخاطر بين جميع أصحاب المصلحة من خلال توثيق الافتراضات والاستثناءات ومواطن التعرض المحتملة وإبلاغهم بها بوضوح.
- دعم فرق ما بعد الترسية في متابعة المخاطر وإدارتها أثناء تنفيذ المشروع لتجنب تجاوز التكاليف أو النزاعات.
إدارة الجودة
- ضمان جودة ودقة جميع العروض المقدمة، بما في ذلك الوثائق الفنية وجداول الأسعار والعروض التجارية.
- تطبيق إجراءات وقوائم تحقق موحدة للمناقصات للحفاظ على الاتساق والامتثال وقابلية التتبع في جميع العروض.
- إجراء المراجعات والاعتمادات الداخلية في كل مرحلة من مراحل عملية المناقصة للتحقق من اكتمالها والتزامها بمعايير العميل والشركة.
- تعزيز التحسين المستمر من خلال توثيق الدروس المستفادة من المناقصات السابقة ودمج الملاحظات في العروض المستقبلية.
- التعاون مع فريقي ضمان الجودة ومراقبة الجودة والتحكم في الوثائق لضمان التوافق مع أنظمة إدارة الجودة المؤسسية ومعايير المنظمة الدولية للتقييس.
- متابعة وثائق المناقصات وتدقيقها للتحقق من الالتزام بالسياسات الداخلية والمتطلبات القانونية ومواصفات العملاء.
- ترسيخ التميز والدقة في كتابة العروض وتقدير التكاليف وجودة العرض، بما يعزز الصورة المهنية للشركة.