الوصف
يدعم مساعد المدير – شريك أعمال لعمليات المالية والمشتريات وظيفة التسويق في إدارة التخطيط المالي، وأنشطة المشتريات، وعلاقات الموردين، والمتطلبات التشغيلية. ويعمل شريكًا رئيسيًا للتنسيق بين التسويق والمالية والمشتريات والشؤون القانونية والموردين الخارجيين، بما يضمن إدارة الميزانيات وطلبات الشراء والعقود وأوامر الشراء والمدفوعات بكفاءة ووفقًا لسياسات الشركة.
المتطلبات
التخطيط المالي وإدارة الميزانية
- دعم إعداد وإدارة الميزانية السنوية والخطط المالية لقسم التسويق.
- التعاون مع فرق التسويق للتنبؤ بمتطلبات الإنفاق على الحملات والفعاليات ووسائل الإعلام والرعايات والوكالات والأنشطة الأخرى.
- مراقبة الإنفاق الفعلي والالتزامات والميزانيات المتاحة مقارنة بالخطط المعتمدة.
- إعداد تقارير الميزانية الدورية والتوقعات وتحليلات التباين والتحديثات المالية لقيادة التسويق.
- تحديد مخاطر الميزانية المحتملة، والإنفاق الزائد أو المنخفض، وفجوات التمويل، والتوصية بالإجراءات المناسبة.
- دعم عمليات تحويل الميزانية وإعادة تخصيصها والاستحقاقات وأنشطة الإقفال المالي في نهاية العام.
- ضمان التخصيص الدقيق للتكاليف بين وظائف التسويق والمشروعات والحملات ومراكز التكلفة.
عمليات المشتريات
- تنسيق متطلبات المشتريات الخاصة بالحملات التسويقية والفعاليات والخدمات الإعلامية والوكالات الإبداعية وخدمات الإنتاج والأبحاث والأنشطة التسويقية الأخرى.
- دعم إعداد طلبات الشراء وتقديمها، وطلبات تقديم العروض، ووثائق المناقصات، وأوامر الشراء.
- التعاون مع أصحاب المصلحة في التسويق لإعداد نطاقات عمل واضحة ومتطلبات فنية ومخرجات ومعايير للتقييم التجاري.
- متابعة أنشطة المشتريات بدءًا من الطلب الأولي مرورًا بالتوريد والتقييم والتعاقد وإصدار أمر الشراء ووصولًا إلى الدفع.
- ضمان إرفاق طلبات المشتريات بالموافقات والوثائق المطلوبة.
- الحفاظ على وضوح الجداول الزمنية للمشتريات ومتابعة الإجراءات المتأخرة أو المعلقة.
إدارة الموردين والعقود
- تنسيق إجراءات تهيئة وتسجيل موردي ووكالات التسويق الجدد.
- الحفاظ على سجلات دقيقة لعقود الموردين وأوامر الشراء والمخرجات وجداول الدفع وتواريخ انتهاء العقود.
- مراقبة أداء الموردين مقارنة بمستويات الخدمة والمخرجات والجداول الزمنية والميزانيات المتفق عليها.
- دعم أنشطة تجديد العقود وتعديلها وتمديدها وإغلاقها.
- التنسيق مع المشتريات والشؤون القانونية لمعالجة المسائل التعاقدية أو التجارية أو المتعلقة بالموردين.
- دعم حل نزاعات الموردين وتأخر المخرجات واختلافات الفواتير ومشكلات الدفع.
إدارة الفواتير والمدفوعات
- مراجعة الفواتير والوثائق الداعمة للتأكد من توافقها مع العقود وأوامر الشراء والمخرجات المنجزة.
- التنسيق مع فرق التسويق للحصول على تأكيد تقديم الخدمات والموافقات قبل معالجة المدفوعات.
- متابعة الفواتير والمدفوعات والتنسيق مع المالية والمشتريات والموردين بشأن البنود المعلقة.
- الحفاظ على سجلات دقيقة للالتزامات المالية والفواتير والاستحقاقات وحالة المدفوعات.
- دعم الحل في الوقت المناسب للفواتير المحجوبة أو المرفوضة أو المقدمة بطريقة غير صحيحة.
الشراكة في الأعمال وإدارة أصحاب المصلحة
- العمل بوصفه حلقة الوصل التشغيلية الرئيسية بين التسويق والمالية والمشتريات والشؤون القانونية والوظائف المؤسسية الأخرى.
- تقديم المشورة لأصحاب المصلحة في التسويق بشأن الإجراءات المالية وإجراءات المشتريات والتعاقد ذات الصلة.
- دعم فرق التسويق في تخطيط المدد اللازمة للمشتريات واختيار أسلوب التوريد المناسب.
- تيسير اجتماعات المراجعة الدورية للميزانية والمشتريات مع أصحاب المصلحة في التسويق.
- تقديم تحديثات واضحة للإدارة بشأن حالة الميزانية وتقدم المشتريات والمخاطر والقرارات المطلوبة.
- بناء علاقات فعالة مع الفرق الداخلية والوكالات والموردين ومقدمي الخدمات.
الحوكمة والامتثال وإعداد التقارير
- ضمان امتثال جميع الأنشطة المالية وأنشطة المشتريات الخاصة بالتسويق لسياسات الشركة والصلاحيات المفوضة ومتطلبات الموافقة.
- الحفاظ على وثائق مكتملة ودقيقة لدعم مراجعات الحوكمة وعمليات التدقيق الداخلية أو الخارجية.
- إعداد وصيانة أدوات المتابعة ولوحات المعلومات والتقارير والسجلات التشغيلية الخاصة بالميزانيات والعقود وأوامر الشراء والمدفوعات.
- تحديد فجوات العمليات والتوصية بالتحسينات لزيادة الكفاءة والوضوح والامتثال.
- دعم إعداد النماذج والإرشادات وإجراءات العمل الموحدة لعمليات التسويق.
- مراقبة مؤشرات الأداء التشغيلية الرئيسية، بما في ذلك مدة إنجاز المشتريات، واستخدام الميزانية، وحالة المدفوعات، وأداء الموردين.
المؤهلات
- درجة البكالوريوس في المالية أو المحاسبة أو إدارة الأعمال أو المشتريات أو إدارة سلسلة الإمداد أو مجال ذي صلة.
- تُعد الشهادة المهنية في المالية أو المشتريات أو سلسلة الإمداد أو إدارة المشروعات ميزة إضافية.
- خبرة ذات صلة لا تقل عن 4 إلى 6 سنوات في العمليات المالية أو المشتريات أو العمليات التجارية أو الشراكة في الأعمال أو إدارة الميزانيات.
- تُفضل الخبرة السابقة في دعم وظيفة التسويق أو الاتصالات أو الفعاليات أو الإعلام أو الرعايات.
- خبرة في إدارة الميزانيات وطلبات الشراء وأوامر الشراء والعقود والفواتير وعلاقات الموردين.
