يركز هذا الدور على تنظيم أعمال الاتصالات الإدارية، بدءًا من إدارة المراسلات الرسمية وتوجيهها، مرورًا بتسجيل المعاملات ومتابعة حالتها، وصولًا إلى حفظ الوثائق والتأكد من اكتمال البيانات والمستندات وإنجاز المعاملات ضمن المدد المحددة.
يسهم شاغل الوظيفة في دعم دقة وسرعة سير المعاملات، والمساهمة في تطوير إجراءات الاتصالات الإدارية بما يعزز كفاءة العمل والالتزام بالتصنيفات والإجراءات المعتمدة.
المؤهلات
- بكالوريوس في الإدارة العامة أو نظم المعلومات الإدارية أو ما يعادلها.
المهام والمسؤوليات
- إدارة ومتابعة المراسلات الرسمية الواردة والصادرة، والتأكد من توجيهها إلى الجهات المختصة.
- تسجيل المعاملات والمراسلات وقيدها في الأنظمة المعتمدة، ومتابعة تحديث حالتها.
- إعداد المخاطبات الرسمية ومتابعتها، والتأكد من استيفائها المتطلبات اللازمة قبل رفعها للاعتماد.
- تنظيم الوثائق والمحفوظات وحفظها وأرشفتها وفق التصنيف والإجراءات المعتمدة.
- متابعة المعاملات والتأكد من إنجازها ضمن المدد المحددة وفق الإجراءات المعتمدة.
- مراجعة جودة بيانات المعاملات ودقتها، والتأكد من اكتمال المستندات والمرفقات.
- المساهمة في تطوير إجراءات الاتصالات الإدارية بما يعزز كفاءة إنجاز المعاملات وسرعته.
