يركز هذا الدور على تقديم دعم الأعمال من خلال تنظيم المواعيد والاجتماعات وفق الأولويات، وإدارة طلبات الاجتماعات والمراسلات اليومية، إلى جانب تنسيق الاحتياجات الفنية والمكتبية واللوجستية المرتبطة بالاجتماعات داخل المكتب وخارجه. ويسهم شاغل الوظيفة في ضمان متابعة الترتيبات وتحديث بيانات جهات الاتصال ذات الصلة.
المؤهلات
- درجة البكالوريوس في الإدارة العامة أو نظم المعلومات الإدارية أو ما يعادلها.
المهام والمسؤوليات
- جدولة المواعيد والاجتماعات وفق قائمة الأولويات لضمان إدارة الوقت بفعالية.
- العمل نقطةَ اتصال رئيسية لطلبات الاجتماعات الداخلية والخارجية.
- مراجعة البريد الإلكتروني الوارد يوميًا وتصنيف الرسائل حسب الأولوية.
- إعداد مسودات الردود وعرضها للحصول على التوجيهات قبل إرسالها.
- تأكيد مواعيد الاجتماعات مع الأطراف الطالبة ومتابعة أي تغييرات تطرأ عليها.
- تأمين الاحتياجات الفنية والمكتبية وتنفيذ الطلبات والتوجيهات.
- التنسيق مع المراسم والدعم اللوجستي بشأن الاجتماعات المنعقدة خارج المكتب.
- الاحتفاظ بقوائم جهات الاتصال الرئيسية وتحديثها باستمرار.
