يتولى أخصائي عمليات التموين والمرافق إدخال بيانات العملاء والحسابات من المستندات المصدرية النصية والرقمية ضمن المواعيد المحددة، وتجميع المعلومات والتحقق من دقتها وترتيبها وفق الأولويات تمهيدًا لإدخالها في الأنظمة المختلفة. كما يساهم الدور في الحفاظ على اكتمال السجلات وسلامة البيانات ودعم الأعمال الإدارية المرتبطة بالطلبات والفواتير والمخزون والتسليمات.
يتطلب الدور التعامل المنظم مع المستندات والبيانات غير المكتملة أو غير المتسقة، والتنسيق مع الموظفين الإداريين لمعالجة النواقص، مع الالتزام بسياسات سلامة البيانات وأمنها وسريتها.
الوصف الوظيفي
- إدخال بيانات العملاء والحسابات باستخدام المعلومات النصية والرقمية من المستندات المصدرية ضمن المواعيد المحددة.
- تجميع المعلومات والتحقق من دقتها وفرزها وفق الأولويات لإعداد البيانات المصدرية لإدخالات الأنظمة المختلفة.
- مراجعة البيانات لاكتشاف أوجه النقص أو الأخطاء، وتصحيح حالات عدم التوافق عند الإمكان، والتحقق من المخرجات.
- مراجعة الطلبات والفواتير والأصناف المستلمة والمخزون والتسليمات للتأكد من دقتها.
- إعداد التقارير، وحفظ الأعمال المكتملة في المواقع المحددة، وتنفيذ عمليات النسخ الاحتياطي.
- البحث عن معلومات إضافية والحصول عليها للمستندات غير المكتملة.
- الحفاظ على سرية المعلومات.
- الرد على الاستفسارات المتعلقة بالمعلومات والوصول إلى الملفات ذات الصلة.
- الالتزام بسياسات سلامة البيانات وأمنها.
- التعامل مع استفسارات البيانات والإبلاغ عن أي أخطاء جوهرية في البيانات إلى الإدارة.
- معالجة حالات عدم اتساق البيانات بالتعاون مع الموظفين الإداريين لتحديد البيانات المفقودة.
- جمع البيانات ورقمنتها، مثل الفواتير والفواتير الملغاة ومعلومات العملاء والبيانات المالية.
- الحفاظ على نظام تخزين مفصل ومنظم لضمان اكتمال إدخالات البيانات ودقتها.
- الاحتفاظ بسجل للبيانات الورقية، مثل الفواتير وقوائم جرد المخزون والمستندات المالية الأخرى.
المؤهلات
- دبلوم أو درجة البكالوريوس.
المهارات
- الخبرة في استخدام برامج مايكروسوفت أوفيس وبرامج البيانات.
- الإلمام بالمهام الإدارية.
- الخبرة في استخدام المعدات المكتبية، مثل جهاز الفاكس والماسح الضوئي.
- سرعة ودقة الكتابة.
- معرفة ممتازة بالتهجئة الصحيحة والقواعد وعلامات الترقيم.
- الاهتمام بالتفاصيل.
- القدرة على الحفاظ على سرية المعلومات.
- مهارات التنظيم والقدرة على التركيز في المهام المسندة.
- خبرة مثبتة في إدخال البيانات، مثل العمل مشغلَ إدخال بيانات أو كاتبًا مكتبيًا.