تعمل الشركة السعودية لمعدات الديزل المحدودة في توزيع المعدات وتوفير حلول المعدات الصناعية المصممة حسب الاحتياجات، مع محفظة منتجات تحددها احتياجات العملاء وثقافة تركز على خدمة العملاء وبناء العلاقات طويلة الأمد. وتدعو الشركة المرشحين ذوي الخبرة في العمل كمساعدين إداريين إلى التقدم لهذه الفرصة.
يقدم المساعد الإداري الدعم الكتابي والتنظيمي والتشغيلي اللازم لضمان سلاسة أنشطة المكتب اليومية، ويسهم في تنظيم سير العمل الإداري، والحفاظ على دقة السجلات، ودعم التواصل بين أعضاء الفريق. وتأتي الوظيفة ضمن التزام الشركة بالتنوع والإنصاف والشمول، مع توفير بيئة عمل ميسّرة وداعمة تراعي احتياجات المرشحين ذوي الإعاقة.
الهدف من الوظيفة
تقديم الدعم الكتابي والتنظيمي والتشغيلي الأساسي لضمان سير أنشطة المكتب اليومية بسلاسة، وتنظيم إجراءات العمل الإداري، والحفاظ على دقة السجلات، ودعم التواصل بين الفريق.
المسؤوليات الرئيسية
- دعم المكتب والمستندات: إعداد الخطابات والتقارير والمذكرات والمستندات التجارية الروتينية وتنسيقها ومراجعتها بدقة عالية.
- إدخال البيانات وإدارة السجلات: الحفاظ على أنظمة حفظ الملفات الإلكترونية وقواعد البيانات والسجلات الرقمية وتحديثها، مع ضمان السرية التامة.
- التواصل والمراسلات: فرز المكالمات الواردة، وتوجيه رسائل البريد الإلكتروني، وتوزيع البريد الوارد، والتعامل مع الاستفسارات العامة بطريقة مهنية.
- تنسيق التقويم والمواعيد: المساعدة في جدولة الاجتماعات، وحجز غرف المؤتمرات، وإرسال دعوات التقويم لأصحاب المصلحة الداخليين والخارجيين.
- تنسيق الزوار والضيوف: استقبال الزوار، وتنسيق تصاريح الدخول الأمنية، وتقديم الإرشادات الأساسية عند الوصول.
- التحكم في المستلزمات والمخزون: مراقبة مستويات القرطاسية والمستلزمات المكتبية، وطلب إعادة التوريد عند الحاجة.
- المساعدة في الفعاليات والخدمات اللوجستية: دعم تخطيط وتنفيذ ورش العمل الداخلية وفعاليات الفريق والجلسات التدريبية.
علاقات العمل
- داخليًا: التعاون المتكرر مع مديري الأقسام والزملاء في الإدارة والموارد البشرية ودعم تقنية المعلومات والفرق الداخلية متعددة الوظائف.
- خارجيًا: التعامل المهني مع المورّدين ومورّدي المستلزمات المكتبية والزوار والعملاء الخارجيين ومقدمي الخدمات.
مسؤوليات الصحة والسلامة والبيئة
- الالتزام بجميع سياسات وإجراءات ومتطلبات الشركة القانونية المتعلقة بالجودة والصحة والسلامة والبيئة.
- تحديد الظروف غير الآمنة والحوادث والحالات الوشيكة والإبلاغ عنها فورًا إلى المشرف المختص أو فريق الجودة والصحة والسلامة والبيئة.
- استخدام معدات الوقاية الشخصية وأدوات السلامة وصيانتها وتخزينها بالشكل الصحيح وفقًا لما تتطلبه الوظيفة.
- حضور والمشاركة بفاعلية في جلسات التوعية الإلزامية بالسلامة، والتدريبات المتعلقة بالصحة والسلامة والبيئة، واجتماعات السلامة، وتدريبات الطوارئ، وتحقيقات الأسباب الجذرية.
- اتباع إجراءات الاستجابة للطوارئ المعتمدة، بما في ذلك خطط الإخلاء والاستجابة للحرائق وتقديم الإسعافات الأولية عند تلقي التدريب اللازم.
- اتباع البروتوكولات الرامية إلى تقليل الأثر البيئي، بما في ذلك التخلص السليم من النفايات والإبلاغ عن الانسكابات أو التسربات.
- تقديم الاقتراحات لتعزيز إجراءات الجودة والصحة والسلامة والبيئة، وتحمل مسؤولية التحسين المستمر والمبادرة إليه.
المؤهلات والشهادات ذات الصلة
- دبلوم أو درجة بكالوريوس في إدارة الأعمال أو إدارة المكاتب أو الآداب أو أي تخصص ذي صلة، أو خبرة عملية مكافئة.
المعرفة والمهارات والخبرة
- الخبرة: خبرة من سنة إلى ثلاث سنوات على الأقل في دور إداري أو كتابي أو في خدمة العملاء أو دعم مكاتب الاستقبال.
- المهارات التقنية: إتقان حزمة Microsoft Office، بما في ذلك Word وExcel وPowerPoint وOutlook، أو Google Workspace. والإلمام بالتقنيات المساعدة، مثل قارئات الشاشة وبرامج تحويل الكلام إلى نص ولوحات المفاتيح التكيفية، عند انطباق ذلك.
- المهارات الأساسية: مهارات قوية في التواصل الكتابي والشفهي، والقدرة على الكتابة وإدخال البيانات وحفظ السجلات بسرعة ودقة، إلى جانب مهارات قوية في إدارة الوقت وتنفيذ مهام متعددة.
الكفاءات السلوكية
- الاهتمام بالتفاصيل: اتباع نهج دقيق في إعداد المستندات وإدارة التقويم وضمان دقة السجلات.
- القدرة على التكيف والمرونة: الراحة في العمل ضمن بيئة فريق ديناميكية والاستعداد لتعلم أنظمة وأدوات جديدة.
- العقلية التعاونية: الحفاظ على علاقات إيجابية مع الزملاء والتعامل مع المهام اليومية بروح مساعدة.
- النزاهة والسرية: التعامل مع معلومات الشركة والموظفين السرية بأقصى درجات العناية.
- المبادرة: المبادرة إلى تنفيذ المهام الروتينية والبحث عن حلول عند مواجهة تحديات المكتب اليومية.
إتاحة مكان العمل
تلتزم الشركة بتوفير عملية مقابلات ميسّرة وبيئة عمل شاملة. وسيتم ترتيب التسهيلات المعقولة في مكان العمل، مثل ترتيبات العمل المرنة، والتجهيزات المريحة، وبرامج قراءة الشاشة، والمرافق الميسّرة، أو جداول المهام المعدلة، بناءً على احتياجات كل مرشح.
