الوصف الوظيفي
يتولى مدير الحوكمة وشؤون مجلس الإدارة دور المنسق الرئيسي لحوكمة مجلس إدارة QHC وإدارة أعمال لجانه ووثائق الحوكمة، بالتنسيق مع مكتب الأمانة العامة في شركة القدية للاستثمار. ويضمن الدور التخطيط الجيد لعمليات الحوكمة الخاصة بمجلس الإدارة ولجانه واللجنة الاستشارية الطبية والقيادات التنفيذية العليا، وتوثيقها بالشكل المناسب وفي الوقت المحدد وبما يتوافق مع متطلبات الحوكمة المعمول بها.
يؤسس شاغل الوظيفة إجراءات حوكمة منضبطة ويحافظ عليها، بما يشمل الجداول الزمنية المستقبلية، وجداول الأعمال، وملفات اجتماعات مجلس الإدارة، والمحاضر، والقرارات، وسجلات القرارات، ومتتبعات الإجراءات، وآليات التصعيد. كما يدعم اتخاذ القرارات الفعّال من خلال التأكد من اكتمال الموضوعات المعروضة للموافقة ودقتها ومراجعتها بالشكل المناسب ودعمها بمدخلات أصحاب المصلحة المطلوبة. ويتعاون الدور بصورة وثيقة مع الرئيس التنفيذي أو العضو المنتدب، والقيادات التنفيذية، وشركة القدية للاستثمار بصفتها المساهم، والإدارات القانونية والامتثال والمالية وغيرها من الوظائف ذات الصلة، للحفاظ على وضوح أدوار الحوكمة، وحماية المعلومات السرية، وتعزيز اتساق التقارير المقدمة إلى مجلس الإدارة ولجانه.
المهام والمسؤوليات الرئيسية
1. تنسيق أعمال أمانة مجلس الإدارة واللجان
- تنسيق تقويم الحوكمة السنوي، ومواعيد الاجتماعات، وجداول الأعمال، وأوراق مجلس الإدارة واللجان، والمتابعة ذات الصلة لمجلس الإدارة ولجانه، بالتعاون مع مكتب الأمانة العامة في شركة القدية للاستثمار.
- إعداد ملفات اجتماعات مجلس الإدارة واللجان وتعميمها وحمايتها، مع ضمان توفير مواد عالية الجودة وفي الوقت المناسب لاتخاذ القرارات.
- الاحتفاظ بسجلات دقيقة للقرارات الرئيسية وسجلات القرارات ومتتبعات الإجراءات، وضمان متابعة الإجراءات وتصعيدها عند الحاجة.
- إعداد الخطة السنوية لمجلس إدارة QHC ولجانه الفرعية وتحديثها بصورة استباقية، بما يشمل بنود جداول الأعمال المتكررة، والمتطلبات النظامية، والموافقات الرئيسية، ومواعيد إنجاز التقارير.
2. متطلبات الحوكمة والتنسيق
- دعم إعداد أطر الحوكمة والمواثيق والسياسات والإجراءات والوثائق ذات الصلة الخاصة بمجلس الإدارة واللجان الفرعية وحوكمة قيادة QHC، وصيانتها وتحسينها باستمرار.
- تنسيق الموافقات والوثائق المتعلقة بالحوكمة مع وظائف QHC ذات الصلة.
- دعم المواءمة بين وظائف QHC بشأن متطلبات الحوكمة والموافقات ومدخلات أصحاب المصلحة.
- تولي تنسيق سياسات وإجراءات الحوكمة وصياغتها وإدارة دورة مراجعتها وضبط إصداراتها.
3. حوكمة القرارات
- الحفاظ على تفويض الصلاحيات في QHC، ومصفوفة حقوق اتخاذ القرار، ومسارات الموافقة الخاصة باتخاذ القرارات من مجلس الإدارة والإدارة، وتحديثها بصورة دورية.
- تنسيق متطلبات الحوكمة والموافقات التي تدعم اتخاذ القرارات من مجلس الإدارة واللجان الفرعية والقيادة، مع ضمان وضوح المسؤولية وحالة القرار وإجراءات المتابعة.
- ضمان توثيق القرارات والموافقات الرئيسية وتتبعها ومتابعتها بالشكل المناسب، مع التصعيد عند الحاجة.
- دعم القيادة في متطلبات الحوكمة ومدخلات أصحاب المصلحة ذات الصلة بالقرارات الرئيسية.
4. التقارير المقدمة إلى مجلس الإدارة
- إعداد تقارير واضحة وموجزة وجاهزة لاتخاذ القرار لمجلس الإدارة واللجان الفرعية واللجان، بما يشمل ملخصات الموضوعات المطلوب الإحاطة بها أو مناقشتها أو اعتمادها أو تصعيدها.
- ضمان تسجيل القرارات والموافقات وإبلاغها ومتابعتها بالشكل المناسب، مع تتبع الإجراءات وتصعيدها عند الحاجة.
- الحفاظ على سرية المواد الخاصة بمجلس الإدارة والمواد الحساسة، والالتزام بمعايير حوكمة المعلومات.
5. واجهة حوكمة المساهم وأصحاب المصلحة
- تنسيق مدخلات المساهم والقيادات التنفيذية والوظائف المختلفة ضمن عمليات حوكمة QHC، مع ضمان اكتمال الطلبات ومواءمتها وجاهزيتها لمنتدى الحوكمة المعني.
- العمل كنقطة تنسيق مركزية لشؤون الحوكمة بين QHC وشركة القدية للاستثمار وأصحاب المصلحة التنفيذيين ووظائف التأكيد ذات الصلة، مع الحفاظ على بروتوكولات السرية والتصعيد المناسبة.
المتطلبات
الخبرة والمؤهلات الأكاديمية
- درجة البكالوريوس في القانون أو إدارة الأعمال أو المالية أو مجال ذي صلة، وهي مطلوبة.
- يفضل الحصول على مؤهل مهني في الحوكمة، مثل ICSA أو CGI Chartered Governance، و/أو درجة الماجستير.
- خبرة مهنية متدرجة لا تقل عن 6 سنوات في حوكمة الشركات أو شؤون مجالس الإدارة أو مجال وثيق الصلة، بما يشمل خبرة مباشرة في دعم مجالس الإدارة واللجان ومنتديات حوكمة القيادات التنفيذية.
- خبرة مثبتة في تنسيق عمليات الحوكمة، وإعداد مواد مجالس الإدارة واللجان، وإدارة سجلات القرارات والإجراءات، ودعم عمليات إعداد التقارير المقدمة إلى مجلس الإدارة، ويفضل أن تكون ضمن قطاع الرعاية الصحية أو الجهات الحكومية أو شبه الحكومية أو الشركات الكبيرة أو بيئات المنظومات.
- قدرة قوية على الصياغة والتوثيق وحفظ السرية وإدارة أصحاب المصلحة، مع معرفة عملية بتوقعات حوكمة الشركات والأنظمة التنظيمية في المملكة العربية السعودية.
