نظرة عامة
تتبع الوظيفة مجمع العمليات، ضمن قسم STF، وتعمل في برنامج الملك عبدالله بن عبدالعزيز (KAAP)، مع الارتباط بالمقر الرئيسي في جدة. نوع العقد محدد المدة، وتشمل الوظيفة دعم إدارة المحافظ والمشروعات ومتابعة تنفيذها ضمن إطار سياسات وإجراءات وقواعد ولوائح البنك الإسلامي للتنمية وبرنامج KAAP.
الهدف من الوظيفة
يتولى مسؤول إدارة المحافظ أو الاختصاصي دعم مديري المحافظ و/أو مديري المشروعات في العمليات اليومية لبرنامج KAAP، وتنسيق تقدم المشروعات وتنفيذها. ويعمل شاغل الوظيفة تحت التوجيه والإشراف المباشر لمديري المحافظ و/أو المشروعات طوال دورة حياة مشروعات البرنامج، وبالتعاون الوثيق مع وحدات إدارة المشروعات أو مستشاري إدارة المشروعات و/أو جهات التنفيذ والمقاولين المحليين.
يراقب شاغل الوظيفة الأداء التشغيلي والمالي، ويحدد المشكلات المحتملة التي تحتاج إلى معالجة، ويدعم تحليل المشكلات وتحديد الحلول عند الحاجة، وينسق تنفيذ الإجراءات التصحيحية المسندة إليه، ويعد المراسلات المطلوبة لأصحاب المصلحة المعنيين وتقارير المشروعات. وقد يتطلب الدور العمل في بيئات معقدة وصعبة وبموارد محدودة وتوجيه محدود.
المسؤوليات الرئيسية
تنفيذ المشروعات
- دعم مديري المحافظ و/أو مديري المشروعات في ضمان الالتزام بسياسات وإجراءات وقواعد ولوائح البنك الإسلامي للتنمية وبرنامج KAAP بما يحقق كفاءة تنفيذ المشروعات وتقدمها.
- متابعة البيانات المالية للمشروعات وإبلاغ مديري المحافظ و/أو مديري المشروعات بالملاحظات ذات الصلة.
- إدارة تدفقات المعلومات والإشراف على ضوابط التغيير وسجلات المخاطر وإدارة المشكلات، وتوثيق الدروس المستفادة وأفضل الممارسات وإبداء الملاحظات بشأنها.
- دعم عملية تخطيط المشروعات.
- حفظ جميع المستندات المالية الداعمة للمشروعات لأغراض التدقيق والمراجعة.
- العمل كنقطة اتصال في قسم KAAP لمراجعة امتثال أصحاب المصلحة عند الحاجة.
- مساعدة مديري المحافظ و/أو مديري المشروعات في متابعة مؤشرات جودة المشروعات وتنفيذ مهام ضمان الجودة الشهرية نيابةً عنهم.
الإدارة المالية والمشتريات
- إدارة حزم العمل ضمن المشروع عند الحاجة.
- حفظ جميع المستندات المالية الداعمة للمشروعات لأغراض التدقيق والمراجعة.
- ضمان إدخال البيانات بدقة في نظام OMS.
- معالجة المدفوعات المباشرة وطلبات السلف وإعداد تعديلات ميزانيات المشروعات.
- دعم مديري المحافظ و/أو مديري المشروعات في إعداد ومتابعة الميزانيات الإدارية والتشغيلية والتدفقات النقدية، وإعداد تقارير الالتزامات المتعلقة بالمصروفات لضمان إنجاز المخرجات.
- تنبيه مديري المحافظ و/أو مديري المشروعات إلى أي عجز مالي أو إنفاق يتجاوز الميزانية.
- اقتراح تعديلات الميزانية وبدء الإجراءات التصحيحية عند الحاجة.
- تنسيق الاتصالات والاجتماعات والتقارير مع الموردين والمقاولين والمنفذين عند الضرورة.
متابعة المشروعات وإعداد التقارير
- تقديم مدخلات جوهرية لمساعدة مديري المحافظ و/أو مديري المشروعات في إعداد تقارير ووثائق المشروعات.
- حفظ سجلات ملفات المشروعات والمستندات الداعمة الأخرى.
- حفظ سجل الجودة وسجلات عناصر التهيئة وجميع السجلات أو النماذج الأخرى التي يفوض بها مديرو المحافظ و/أو مديرو المشروعات.
- دعم مديري المحافظ و/أو مديري المشروعات في تجميع البيانات ذات الصلة بالبرنامج وتوحيدها وتحليلها.
- مساعدة مديري المحافظ و/أو مديري المشروعات في إعداد تقارير إنجاز المشروعات وضمان الالتزام بالالتزامات التعاقدية.
المسؤوليات الرئيسية
التنسيق والاتصال
- التنسيق والتواصل بصورة استباقية مع وحدات الدعم بشأن جميع المسائل الإدارية المتعلقة بإدارة العقود.
- التواصل مع أعضاء فرق وحدات ومكاتب إدارة البرامج في الدول لاستكمال المهام المتعلقة بضمان المشروعات.
إدارة المعرفة والابتكار
- دعم تجميع أفضل الممارسات والدروس المستفادة ونشرها ومشاركتها لأغراض التخطيط وبناء المعرفة.
- تقديم المدخلات اللازمة لتطوير الأدوات والأساليب.
الدعم التشغيلي واللوجستي
- مراجعة إدخالات المعلومات المالية والمصروفات وغيرها في نظام OMS.
- ضمان توافق طلبات صرف المشروعات مع الإجراءات وخطط العمل وتوافر الموارد اللازمة للإنفاق.
- دعم تطوير نظام OMS ونظم المعلومات الإدارية وصيانتها لضمان التتبع الفوري وإدارة الأصول ضمن أنشطة المشروعات.
- التواصل مع فريق الشؤون المالية في KAAP لمعالجة جميع طلبات الدفع ضمن المشروع ومتابعتها.
- مساعدة مديري المحافظ و/أو مديري المشروعات في متابعة جميع متطلبات المشروعات والأنشطة ذات الصلة بها.
- تقديم إحاطات تعريفية للموظفين الجدد وتقديم الدعم إلى الاستشاريين أثناء فترة تكليفهم.
- إدارة سفر جميع أفراد فريق المشروع وفقًا لسياسات الأمن المعتمدة لدى البنك الإسلامي للتنمية وKAAP.
- تنظيم جميع اجتماعات المشروع وأصحاب المصلحة عند الحاجة وحفظ سجلات هذه الاجتماعات.
- حفظ سجلات ملفات المشروعات وتقارير الأنشطة في نسخ ورقية وإلكترونية.
مسؤوليات أخرى
- مراجعة تقارير الأنشطة والتقارير المالية الشهرية والربع سنوية فيما يتعلق بالمخرجات، استنادًا إلى خطط العمل وتوقعات الميزانية.
- التنسيق مع وحدات المالية والخدمات اللوجستية والمشتريات لتتبع الالتزامات والمدفوعات.
- الإبلاغ عن الاختناقات التشغيلية والإدارية والمالية وغيرها التي قد تعيق إنجاز المشروعات، والتوصية بالحلول واتخاذ الإجراءات العلاجية المناسبة.
- اقتراح نظام رقابة داخلية لجميع الإجراءات الإدارية ومتابعته.
- أداء المهام الأخرى التي يكلف بها مديرو المحافظ و/أو مديرو المشروعات.
- التنسيق مع أصحاب المصلحة المعنيين بشأن جميع المسائل المتعلقة بظهور الجهة المانحة والبنك الإسلامي للتنمية (IsDB) وبرنامج الملك عبدالله بن عبدالعزيز للأعمال الخيرية (KAAP) وهويتها، وضمان الالتزام بإرشادات الاتصال والعلامة التجارية والظهور المعتمدة. كما تشمل المسؤولية تسهيل إعداد خطط الظهور والمواد الاتصالية والأنشطة الإعلامية ومتطلبات العلامة التجارية ومراجعتها وتنفيذها، مع متابعة الالتزام بتعهدات الظهور المتفق عليها في مختلف المشروعات.
المؤهلات الأكاديمية والمهنية
- درجة الماجستير في الهندسة أو إدارة الأعمال أو التنمية أو أي تخصص ذي صلة.
- خبرة سابقة ذات صلة لا تقل عن 3 سنوات، ويفضل أن تكون في قطاع التنمية الدولية، مع التعامل مع وظائف متعددة التخصصات مثل الإدارة العامة وتنسيق المشروعات وإعداد الميزانيات وإعداد التقارير المهنية وإدارة العقود.
- اللغات: الإنجليزية إلزامية، والعربية والفرنسية مفضلتان.
مؤهلات مفضلة: شهادة مهنية أو تعليم في إدارة المشروعات.
المهارات والمعارف اللازمة
- إدارة المشروعات.
- الشؤون المالية للمشروعات.
- مهارات حاسوبية ممتازة، مع خبرة في استخدام حزمة Microsoft Office وجداول البيانات.
- المعرفة والخبرة في أدوات إدارة المشروعات.
- استخدام واجهة SAP.
- المعرفة بإدارة العقود والمشتريات والخبرة فيها.
- مهارات التخطيط واستخدام برامج التخطيط.
- بناء العلاقات.
- إدارة الوقت.
- الوعي بالتكاليف.
- الحرص على الجودة.
- مهارات إعداد التقارير.
نبذة عن إجراءات التقديم
يتعين على المتقدمين المستوفين للمعايير والراغبين في الوظيفة إرفاق المستندات التالية لاستكمال الطلب:
- السيرة الذاتية.
- نسخة من جواز السفر.
- الشهادة الأكاديمية.
إذا كان المتقدم موظفًا حاليًا منتظمًا لدى البنك الإسلامي للتنمية وتقدم لهذه الوظيفة ثم وقع عليه الاختيار من خلال عملية الاختيار التنافسية، فسيظل نوع عقده الحالي وسائر الشروط والأحكام الأخرى دون تغيير.
لا يطلب البنك الإسلامي للتنمية أي مدفوعات من المتقدمين في أي مرحلة من مراحل التوظيف، بما في ذلك التقديم ومراجعة السيرة الذاتية والمقابلة والمعالجة النهائية للطلبات. كما لا يطلب البنك معلومات الحسابات المصرفية للمتقدمين، ولا يتحمل البنك مسؤولية المنشورات أو عروض العمل الاحتيالية التي تنشر باسمه أو أي استخدام احتيالي لاسمه بأي صورة.
