يقدم شاغل وظيفة مسؤول الدعم الإداري دعمًا إداريًا وتنسيقيًا ولوجستيًا شاملًا لقسم المرونة والعمل المناخي، مع مساندة أعمال مكتب الاستقبال والعمليات اليومية للقسم. ويسهم الدور في ضمان تنفيذ الاجتماعات والمهام والبعثات وإدارة السجلات والتكليفات ذات الأولوية بسلاسة وفي الوقت المحدد.
يعمل الدور ضمن مكتب قسم المرونة والعمل المناخي التابع لإدارة المرونة والعمل المناخي، ويشمل التنسيق بين الأقسام ومتابعة الإجراءات الإدارية والمعلومات والمهام العاجلة.
الغرض من الوظيفة
تقديم الدعم الإداري والتنسيقي ودعم مكتب الاستقبال والخدمات اللوجستية لقسم المرونة والعمل المناخي، بما يضمن التنفيذ السلس وفي الوقت المناسب لعمليات القسم واجتماعاته وبعثاته وسجلاته وتكليفاته ذات الأولوية.
المساءلة الرئيسية
- العمل مساعدًا إداريًا لمدير القسم وتقديم الدعم الإداري والتنسيقي للقسم.
- العمل مقررًا لاجتماعات القسم، بما يشمل إعداد جداول الأعمال، وتسجيل المحاضر، ومتابعة الإجراءات المتفق عليها، وحفظ السجلات الرسمية.
- العمل منسقًا للوقت في القسم ودعم الالتزام بسياسات الحضور وإدارة الوقت المعمول بها.
- إدارة عمليات مكتب الاستقبال التابع لمدير القسم، بما في ذلك متابعة أداء ميزانية القسم، وتنسيق طلبات البعثات، ودعم الإجراءات الإدارية ذات الصلة.
- إدارة القرطاسية واللوازم المكتبية وضمان توافرها في الوقت المناسب.
- متابعة بعثات الموظفين وتقارير العودة إلى المكتب (BTOR) وإجراءات تسوية البعثات.
- إدارة الترتيبات اللوجستية والإدارية للوفود الزائرة والضيوف الرسميين.
- التنسيق مع جميع الأقسام بشأن شؤون القسم، وتيسير التواصل الفعال وتدفق المعلومات والتعاون.
- متابعة التكليفات العاجلة وذات الأولوية العالية الصادرة عن قيادة القسم لدعم اتخاذ الإجراءات وحل المسائل في الوقت المناسب.
- تنفيذ التكليفات العرضية والمهام الخاصة وفقًا لتوجيهات مدير القسم.
المؤهلات الأكاديمية والمهنية
- درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو الإدارة أو الإدارة العامة أو إدارة المكاتب أو مجال ذي صلة.
- خبرة عملية لا تقل عن سنة واحدة في الدعم الإداري أو تنسيق المكاتب أو المساعدة التنفيذية أو مجال ذي صلة.
- اللغات: اللغة الإنجليزية إلزامية.
المهارات والمعارف اللازمة
- مهارات قوية في التنظيم والتنسيق وإدارة الوقت.
- مهارات فعالة في التواصل الكتابي والشفهي، بما في ذلك المراسلات المهنية وإعداد محاضر الاجتماعات.
- القدرة على ترتيب أولويات المهام العاجلة، وتتبع الإجراءات، ومتابعتها حتى اكتمالها.
- مهارات قوية في التعامل مع الآخرين والقدرة على التنسيق بفعالية بين الأقسام ومع أصحاب المصلحة الداخليين والخارجيين.
- الاهتمام بالتفاصيل والدقة والسرية والقدرة على التعامل مع المعلومات الحساسة بالشكل الملائم.
- إجادة استخدام تطبيقات Microsoft Office، بما في ذلك Word وExcel وPowerPoint وOutlook وTeams.
- معرفة عملية بالإجراءات الإدارية المتعلقة بالميزانيات والبعثات وتسويات السفر وإدارة السجلات والخدمات اللوجستية المكتبية.
- القدرة على التكيف والعمل بفعالية في بيئة ديناميكية تحكمها المواعيد النهائية.
حول إجراءات التقديم
يتعين على المتقدمين الذين يستوفون المعايير والمهتمين بالوظيفة إرفاق المستندات التالية لاستكمال الطلب:
- السيرة الذاتية.
- نسخة من جواز السفر.
- الشهادة الأكاديمية.
لا يطلب البنك الإسلامي للتنمية IsDB أي مدفوعات من المتقدمين في أي مرحلة من مراحل التوظيف، بما في ذلك التقديم على الوظيفة ومراجعة السيرة الذاتية والمقابلة ومعالجة الطلبات النهائية. كما لا يطلب البنك معلومات عن الحسابات المصرفية للمتقدمين، ويتنصل من أي مسؤولية عن إعلانات الوظائف أو عروض العمل الاحتيالية المنشورة باسمه أو عن أي استخدام احتيالي لاسمه بأي شكل.
