مدير إدارة المكتب

تعمل شركة عبداللطيف جميل المتحدة عبر أعمال متنوعة تمتد جذورها في منطقة الشرق الأوسط وشمال إفريقيا وتركيا، مستفيدةً من شبكات قوية وعلاقات راسخة تجعلها شريكًا مؤثرًا في المنطقة. وتمثل أعمال الشركة علامات تجارية عالمية رائدة، فيما أسهم التزامها باستباق احتياجات شركائها ودعمها في بناء علاقات طويلة الأمد ومتبادلة المنفعة.

بدأت الشركة قبل 75 عامًا نشاطها التجاري المتواضع، ثم أصبحت موزعًا لسيارات تويوتا في جدة بالمملكة العربية السعودية، وطورت منذ ذلك الحين بنية تشغيلية واسعة وأكبر شبكة لتوزيع المركبات في المملكة، إلى جانب خبرة شاملة في قطاع السيارات على مستوى المنطقة. وبالاستفادة من هذه الخبرة والبنية التشغيلية، توسعت الشركة إلى قطاعات جديدة تسهم في دعم «بنية الحياة» في منطقة الشرق الأوسط وشمال إفريقيا وتركيا.

الأبعاد المالية للوظيفة

درجة الإشراف

مستوى الصلاحية

الغرض من الوظيفة

يتولى مدير مكتب إدارة الشؤون القانونية والحوكمة الإشراف على الأنشطة الإدارية اليومية وإدارة المكتب، وتنسيق مشاريع الإدارة، ودعم متطلبات المسؤول التنفيذي الأول للشؤون القانونية والحوكمة. وتشمل المهمة متابعة أعمال الإدارة، وتنسيق المشاريع، وتوثيق مخرجات الاجتماعات، وضمان المتابعة في الوقت المناسب بما يدعم سلاسة عمل الإدارة. كما يدعم شاغل الوظيفة المختصين القانونيين من خلال تنسيق سير العمل، ومتابعة مشاريع الشؤون القانونية والحوكمة الرئيسية، وضمان تنفيذ بنود العمل في مواعيدها، والحفاظ على الالتزام بالسياسات والإجراءات الداخلية، وتحسين الكفاءة الإدارية والتنسيق الاستباقي على مستوى الإدارة.

المسؤوليات الرئيسية: الوصف

• إدارة المكتب وعمليات الإدارة.
• الدعم الإداري للشؤون القانونية وتنسيق الإجراءات.
• تخطيط المشاريع وتنفيذها وضبط التغيير.
• متابعة المشاريع وإدارة المخاطر والتحسين المستمر.

المسؤوليات الرئيسية: مؤشرات الأداء

الأنشطة الرئيسية

1. إدارة العمليات اليومية للمكتب لضمان سلاسة أداء الإدارة.
2. متابعة تقدم المشاريع والتأكد من إنجاز الإجراءات الإدارية الرئيسية.
3. الحفاظ على أنظمة حفظ الملفات وإدارة الوثائق.
4. ضمان أرشفة الوثائق القانونية بطريقة مناسبة والحفاظ على سريتها.
5. تنسيق مستلزمات المكتب ومعداته ومقدمي الخدمات.
6. تطبيق إجراءات المكتب والعمليات الإدارية والحفاظ عليها.
7. تنظيم وتنسيق اجتماعات الإدارة والمؤتمرات والفعاليات الداخلية.
8. التعامل مع حجوزات الفنادق والسفر لموظفي الإدارة والزوار.
9. متابعة مشتريات الإدارة وأوامر الشراء والفواتير وأنشطة التوريد.
10. إدارة المراسلات العامة وتوزيع البريد والاتصالات المكتبية.
11. تنسيق جداول المواعيد والاجتماعات والمواعيد الخاصة بالقيادات القانونية.
12. إدارة المراسلات والتقارير والعروض التقديمية واتصالات الإدارة.
13. الحفاظ على الملفات القانونية والعقود والإشعارات القانونية والإيداعات التنظيمية وسائر الوثائق القانونية وتحديثها.
14. تنسيق الموافقات الداخلية ومتابعة المواعيد النهائية الرئيسية.
15. التنسيق مع الإدارات الداخلية وأصحاب المصلحة الخارجيين بشأن المسائل الإدارية.
16. تنظيم لوجستيات الاجتماعات، بما في ذلك حجز القاعات وتوفير الضيافة والمعدات.
17. تنسيق ترتيبات السفر، بما في ذلك الرحلات الجوية وحجوزات الفنادق وإجراءات التأشيرات وخطط الرحلات لأعضاء الفريق القانوني والمسؤول التنفيذي الأول للشؤون القانونية والحوكمة.
18. متابعة طلبات التوريد الخاصة بالإدارة ومدفوعات الموردين وتتبع الميزانية.
19. الحفاظ على السجلات والنماذج الإدارية والجداول الخاصة بالإدارة وتحديثها.

سياق الوظيفة

الإطار والحدود وصلاحيات اتخاذ القرار

التركيز الاستراتيجي التنظيمي/الوظيفي

الحد الأدنى من المؤهلات

درجة بكالوريوس أو ما يعادلها.

الحد الأدنى من الخبرة

خبرة من 3 إلى 4 سنوات في وظيفة مساعد تنفيذي.

المهارات الخاصة بالوظيفة

• إدارة المكاتب وإدارة الوثائق.
• التنسيق الإداري.
• تنسيق المشاريع ومتابعة المخاطر.

اللغات

العربية والإنجليزية.

الشهادات أو العضويات الخاصة

الكفاءات

لماذا العمل لدى الشركة؟

تتمتع الشركة بحضور دولي واسع وأكثر من 75 عامًا من النجاح التجاري، وهي اليوم من جهات العمل الرائدة في منطقة الشرق الأوسط وشمال إفريقيا وتركيا، كما توفر فرصًا في أنحاء العالم، من تشيلي إلى اليابان ومن المملكة المتحدة إلى أستراليا.

توجه قيم الشركة طريقة عملها مع شركائها التجاريين وداخل مجتمعاتها ومع موظفيها.

وتعتز الشركة بثقافتها القائمة على الاحترام والابتكار والروح الريادية والتمكين، وهي ثقافة تتيح للأفكار أن تزدهر وللأفراد أن ينموا وللنجاحات أن تتطور.