الغرض من الوظيفة
يتولى شاغل هذه الوظيفة تنظيم وتنسيق أنشطة المدير المالي بما يدعم سير العمل بكفاءة وسلاسة في المجمع المالي على أساس يومي. ويتركز الدور على تقديم الدعم الإداري والسكرتاري للمدير المالي، والعمل أمينًا على جميع الوثائق المتداولة في المجمع المالي.
كما ينسق شاغل الوظيفة مع أصحاب المصلحة الداخليين والخارجيين لضمان إنجاز التزامات المجمع المالي المتعلقة بالتقارير والحوكمة في مواعيدها، مع التعامل مع المعلومات السرية بأقصى درجات التحفظ.
المسؤوليات الرئيسية
- إعداد جداول يومية وأسبوعية للمواعيد تتضمن الالتزامات الرئيسية للمدير المالي، وتجهيز جدول الأسبوع أو الشهر المقبل، وضمان اطلاع جميع موظفي المجمع المالي على جدول المدير المالي.
- إدارة قاعدة بيانات أصحاب المصلحة المعنيين وبيانات الاتصال الخاصة بهم، وتنظيم جميع المراسلات والمواعيد، وضبط سير الاجتماعات لتجنب التداخل، وتحديث التعديلات أو الإلغاءات في الجداول اليومية والأسبوعية والشهرية عند الحاجة.
- تنسيق ومتابعة جميع الموضوعات المهمة الخاصة بالمجمع المالي مع الأطراف الداخلية المعنية، بما في ذلك مواعيد التقارير المالية وتقديمات الميزانية وطلبات التدقيق وأوراق اللجان، للحصول على المدخلات المطلوبة في الوقت المناسب.
- إعداد تقارير الأنشطة والعروض التقديمية وملفات الإحاطة وغيرها من التقارير المحددة للمدير المالي عند طلبها.
- العمل أمينًا لاجتماعات إدارة المجمع المالي، بما يشمل إعداد جداول الأعمال وتدوين المحاضر ومتابعة بنود العمل حتى إغلاقها.
- ترتيب سفر المدير المالي الرسمي، ومتابعة طلبات الموافقة على المهمات وتسوياتها، والإشراف على حجوزات السفر والفنادق.
- متابعة طلبات المشتريات وفواتير الموردين المتعلقة بالمجمع المالي.
- الحفاظ على أرشيفات مادية ورقمية مكتملة وآمنة ومحدثة لجميع المراسلات الموجهة إلى المدير المالي.
- ضمان الاستخدام الأمثل لأتمتة الدعم الإداري، بحسب ما يلزم، بالتنسيق مع إدارة التميز الرقمي والمؤسسي.
المؤهلات الأكاديمية والمهنية
- درجة البكالوريوس.
- خبرة لا تقل عن 6 سنوات.
المهارات والمعارف اللازمة
- إتقان اللغة الإنجليزية إلزامي.
- تُعد اللغة العربية و/أو الفرنسية ميزة إضافية.
حول إجراءات التقديم
لاستكمال طلب التقديم، يلزم تقديم المستندات التالية:
- السيرة الذاتية.
- نسخة من جواز السفر.
- الشهادة الأكاديمية.
إذا كان المتقدم موظفًا حاليًا منتظمًا لدى البنك الإسلامي للتنمية IsDB وتقدم لهذه الوظيفة وتم اختياره من خلال عملية الاختيار التنافسية، فسيظل نوع عقده الحالي وسائر الشروط والأحكام الأخرى دون تغيير.
لا يطلب البنك الإسلامي للتنمية IsDB أي مدفوعات من المتقدمين في أي مرحلة من مراحل التوظيف، بما في ذلك التقدم للوظيفة ومراجعة السيرة الذاتية ومقابلة العمل والمعالجة النهائية للطلبات. كما لا يطلب البنك معلومات عن الحسابات المصرفية للمتقدمين، ولا يتحمل أي مسؤولية عن إعلانات الوظائف أو عروض العمل الاحتيالية المنشورة باسمه، أو عن أي استخدام احتيالي لاسمه بأي شكل.