يتولى أخصائي أول العقود وسلاسل الإمداد حماية المصالح التجارية للمنظمة من خلال إدارة دورة حياة العقود بكفاءة وتحسين علاقات الموردين. ويضمن الدور سلامة العقود من الناحية القانونية وملاءمتها ماليًا واتساقها مع السياسات المؤسسية، إلى جانب الإشراف على أنشطة سلسلة الإمداد لضمان تسليم السلع والخدمات في الوقت المناسب وبتكلفة فعالة.
يجمع هذا الدور بين حوكمة العقود ومتابعة أداء سلسلة الإمداد للحد من المخاطر وتحقيق القيمة ودعم الأهداف الاستراتيجية للشركة واستمرارية عملياتها.
المسؤوليات
1. إدارة العقود
- إعداد العقود التجارية واتفاقيات الخدمات وأوامر الشراء ومراجعتها والتفاوض بشأنها بما يتوافق مع سياسات الشركة والمتطلبات القانونية.
- الحفاظ على مستودع مركزي للعقود، مع ضمان تحديث جميع العقود وتنفيذها حسب الأصول وتخزينها بأمان.
- متابعة أداء العقود، ورصد المراحل الرئيسية، وإدارة عمليات التجديد أو الإنهاء.
2. تنسيق سلسلة الإمداد
- التنسيق مع الموردين والبائعين وأصحاب المصلحة الداخليين لضمان تسليم السلع والخدمات في الوقت المناسب.
- تنفيذ عمليات تأهيل الموردين وإدراجهم وتقييم أدائهم.
- تحديد اضطرابات سلسلة الإمداد أو الاختناقات أو مشكلات الجودة ومعالجتها.
3. المخاطر والامتثال
- إجراء تقييمات للمخاطر المرتبطة بالعقود وعلاقات الموردين، والتنبيه إلى حالات التعرض المحتملة لمخاطر الامتثال أو المخاطر المالية.
- ضمان الالتزام بالضوابط الداخلية والمتطلبات التنظيمية ومعايير حوكمة الشركات.
4. إدارة التكاليف وتحسينها
- تحليل الأسعار والشروط واتجاهات السوق لتقديم توصيات بشأن فرص خفض التكاليف.
- دعم أنشطة إعداد الميزانيات والتنبؤات المتعلقة بالإنفاق على المشتريات والعقود.
5. التعاون مع أصحاب المصلحة
- العمل عن قرب مع فرق الشؤون القانونية والمالية والمشتريات والعمليات والمشروعات لمواءمة استراتيجيات العقود وسلسلة الإمداد مع أهداف العمل.
- تقديم الإرشاد والتدريب للموظفين المبتدئين بشأن أفضل ممارسات دورة حياة العقود وإدارة الموردين.
6. إعداد التقارير والتوثيق
- إعداد تقارير دورية عن حالة العقود وأداء الموردين ومؤشرات سلسلة الإمداد الرئيسية.
- الحفاظ على توثيق دقيق لأغراض التدقيق والمراجعات الداخلية.
- تنفيذ جميع المهام والواجبات التي يوجه بها المدير المباشر، بما يضمن توافقها مع أهداف الإدارة وأولوياتها.
المتطلبات
- درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو إدارة سلسلة الإمداد أو القانون أو مجال ذي صلة.
- خبرة لا تقل عن سنتين في إدارة العقود أو المشتريات أو أدوار سلاسل الإمداد.
- الإلمام بأساسيات قانون العقود، والشروط التجارية مثل اتفاقيات مستوى الخدمة ومؤشرات الأداء الرئيسية والتعويضات والسرية، وبرامج إدارة العقود مثل SAP Ariba وCoupa وأدوات إدارة دورة حياة العقود.
- فهم عمليات التوريد وإدارة الموردين والخدمات اللوجستية وضبط المخزون.
- القدرة على تفسير البيانات وإجراء تحليلات التكلفة والمنفعة وتقديم توصيات مبنية على البيانات.
- امتلاك مهارات قوية في التواصل الكتابي والشفهي، والقدرة على التفاوض والتأثير في أصحاب المصلحة على مختلف المستويات.
