تعمل شركة عبداللطيف جميل المتحدة عبر قطاعات متنوعة ذات جذور راسخة في منطقة الشرق الأوسط وشمال أفريقيا وتركيا، وتستند إلى شبكات قوية وعلاقات طويلة الأمد مع شركاء من أبرز العلامات التجارية العالمية. وقد طورت الشركة، انطلاقًا من خبرتها في قطاع السيارات وبنيتها التشغيلية، شبكة واسعة لتوزيع المركبات وخبرة متخصصة في المجال على امتداد المنطقة.
يركز هذا الدور على إدارة طلبات شراء قطع الغيار من الموردين الدوليين والمحليين، وضمان موثوقية التوريد وتوافر القطع، بدءًا من إصدار الطلب وحتى التسليم للعميل. كما يتولى شاغل الوظيفة متابعة الشحنات ووكلاء الشحن وأنظمة تتبع الطلبات والاعتمادات المستندية والمدفوعات بالتنسيق مع الإدارة المالية، وقيادة التكامل بين فريق المشتريات والموردين.
الأبعاد المالية للوظيفة
درجة الإشراف
إشراف عام على الأنشطة التشغيلية.
مستوى الصلاحية
صلاحية عامة على العمليات الوظيفية اليومية.
الغرض من الوظيفة
إصدار أوامر الشراء للموردين الدوليين والمحليين، وتحقيق معدل خدمة يبلغ 99% من خلال مراقبة الطلبات وضمان موثوقية التوريد، ومتابعة الشحنات ووكلاء الشحن ونظام تتبع الطلبات وجميع الاعتمادات المستندية والمدفوعات بالتنسيق مع الإدارة المالية. كما تشمل المسؤوليات قيادة وظيفة المشتريات ودمج فريق المشتريات مع الموردين، وإدارة توثيق تتبع الطلبات من مرحلة إصدارها حتى التسليم إلى العميل.
المساءلة الرئيسية: الوصف
- تلبية احتياجات توافر قطع الغيار.
- إرسال الطلبات إلى الموردين في الوقت المحدد.
- المتابعة الدورية وفي الوقت المناسب مع الموردين.
- تقييم أداء الموردين وضمان تقديم الأعمال الهندسية في موعدها.
- ضمان سداد مستحقات الموردين في الوقت المحدد.
المساءلة الرئيسية: مؤشرات الأداء
الأنشطة الرئيسية
- إدارة الطلبات وتدفق التوريد والمحافظة عليهما لضمان سير العمليات بسلاسة وفي الوقت المحدد.
- إدارة تكامل جميع وحدات فريق المشتريات وضمان عملها معًا.
- احتساب الكميات المطلوبة استنادًا إلى قدرة المورد، وتنفيذ أنشطة الطلب في الوقت المحدد، وإصدار الطلبات للموردين وفق الالتزامات المتفق عليها معهم.
- ضمان تحقيق مؤشرات الأداء الرئيسية التنظيمية ومراقبتها من خلال المحافظة على نظام مناسب لإعداد التقارير في وظيفة سلسلة الإمداد.
- التنسيق مع جميع الإدارات ذات الصلة، مثل الموارد البشرية والمالية والجودة وتقنية المعلومات، لضمان توفير الدعم اللازم في الوقت المحدد للمشروعات الجارية، وإجراء التصعيدات الضرورية.
- ضمان إدخال البيانات في نظام تقنية المعلومات بشكل فوري للمحافظة على سلاسة عمل سلسلة الإمداد، ورفع المشكلات والمتطلبات الجديدة لمعالجتها أو تطويرها ضمن الإطار الزمني المتفق عليه وتسليمها إلى قطاع الأعمال.
- ضمان السيطرة على جميع العمليات، وتنفيذ عمليات التسليم والشحن في الوقت المحدد، والمحافظة على المواقع، وتطبيق إجراءات الحد من مخاطر السلامة.
- متابعة المهام الحرجة وحالة المشروعات يوميًا مع الفريق.
- التعامل المباشر مع المشكلات العاجلة لمعالجتها واتخاذ الإجراءات التصحيحية وتوجيه الفريق.
- عقد اجتماعات دورية مع أعضاء الفريق المباشرين لمناقشة الإنجازات والتحديات في مجالاتهم وتقديم الدعم.
- ضمان توزيع تقارير مراقبة الأنشطة اليومية، بما في ذلك تقارير مراقبة الطلبات وتقارير استيفاء الطلبات وغيرها.
- التواصل مع الموردين والمحافظة على العلاقة معهم وإجراء المتابعات اللازمة بشأن الخطوات المتبقية في المشروعات.
- إعداد تقارير الحالة الأسبوعية وتحديث الإدارة بها.
- إبلاغ الإدارة بالمشكلات الحرجة في الوقت المناسب لمعالجتها.
سياق الوظيفة
- يتولى شاغل الوظيفة مسؤولية إدارة إصدار أوامر الشراء للموردين الدوليين والمحليين.
- تؤثر الوظيفة مباشرة في ضمان توافر مخزون قطع الغيار.
- تؤثر الوظيفة بصورة غير مباشرة في رضا العملاء.
الإطار والحدود وصلاحيات اتخاذ القرار
- يتولى شاغل الوظيفة مسؤولية تقييم أداء الموردين من حيث الالتزام بالتقديم في الوقت المحدد.
- يتولى شاغل الوظيفة مسؤولية ضمان سداد جميع مستحقات الموردين في الوقت المحدد.
- يمتلك شاغل الوظيفة صلاحية الموافقة على عرض المورد أو رفضه.
التركيز الاستراتيجي التنظيمي والوظيفي
- يضطلع شاغل الوظيفة بدور استراتيجي محوري في إدارة تتبع الطلبات لدى الموردين المعيّنين والعمل كحلقة الاتصال الرئيسية لتسريع تسليم أوامر الشراء.
- تؤدي الوظيفة دورًا محوريًا في تجميع بيانات أوامر الشراء وتحليلها لتحديد وسائل النقل الفعالة وتجنب أي تأخير.
- يضطلع شاغل الوظيفة بدور استراتيجي في تطوير الفريق ومراقبته، مع إعداد خطة للتعاقب الوظيفي داخل الإدارة.
الحد الأدنى من المؤهلات
درجة البكالوريوس، ويفضل أن تكون في سلسلة الإمداد.
الحد الأدنى من الخبرة
خبرة لا تقل عن 7 سنوات في المشتريات أو التوريد والخدمات اللوجستية.
المهارات الخاصة بالوظيفة
- إدارة الوقت، وإدارة موارد الموظفين، والمراقبة والتنفيذ.
- التعلم النشط، وتحمل الضغوط، والإنجاز وبذل الجهد، والوعي، ومهارات حل المشكلات.
- الحساسية تجاه المشكلات، والاستدلال الاستنتاجي، والمعرفة الجيدة بمختلف وظائف الأعمال.
- مهارات قيادية قوية.
اللغات
الإنجليزية والعربية.
الشهادات أو العضويات الخاصة
الكفاءات
- تحمل المسؤولية، على مستوى المساهم الفردي.
- التخطيط والمواءمة، على مستوى المساهم الفردي.
- التركيز على العميل، على مستوى المساهم الفردي.
- التعلم من خلال التأمل، على مستوى المساهم الفردي.
- تعزيز التعاون، على مستوى المساهم الفردي.
لماذا العمل لدى الشركة؟
تتمتع الشركة بحضور دولي حقيقي وخبرة تجارية تمتد لأكثر من ثلاثة أرباع القرن، وهي اليوم من جهات العمل الرائدة في منطقة الشرق الأوسط وشمال أفريقيا وتركيا، كما توفر فرصًا حول العالم، من تشيلي إلى اليابان ومن المملكة المتحدة إلى أستراليا.
توجه قيم الشركة طريقة العمل مع شركائها في الأعمال والمجتمعات وأفراد الشركة. وتعتز الشركة بثقافتها القائمة على الاحترام والابتكار والروح الريادية والتمكين، وهي ثقافة تتيح للأفكار أن تنمو وللأفراد أن يتطوروا وللنجاحات أن تزدهر.