يتولى منسق مبيعات المجموعات والمؤتمرات والفعاليات في مجموعة فنادق هيلتون تأمين حجوزات الفعاليات الجماعية وتنسيقها، مع الإسهام في تقديم تجارب مميزة تجعل إقامة كل ضيف أكثر تميزًا. ويجمع الدور بين تطوير المبيعات، وإدارة تفاصيل الفعاليات، والتنسيق بين العملاء والفرق التشغيلية لضمان الانتقال السلس من مرحلة البيع إلى تقديم الخدمة.
ويعتمد النجاح في هذا الدور على قيم الضيافة والنزاهة والقيادة والعمل الجماعي وتحمل المسؤولية والتركيز على اللحظة الراهنة، بما يعكس الالتزام بتقديم خدمة عالية الجودة وتحقيق أثر مستدام في تجربة الضيف.
المسؤوليات
تشمل المهام خلال يوم العمل المعتاد ما يلي:
- تنمية مبيعات المجموعات: الرد على الاستفسارات الواردة وتأمين مبيعات الاجتماعات وإقامات المجموعات التي تتراوح بين 10 و50 غرفة، بحسب الفندق، بما يشمل قاعات الاجتماعات والأطعمة والمشروبات والخدمات الإضافية.
- توليد عملاء محتملين جدد: البحث عن فرص الأعمال الجديدة وتأهيلها وتحويلها إلى أعمال فعلية من خلال جهود التواصل الخارجي، وإعداد العروض، ووضع استراتيجيات مبيعات ملائمة.
- الترويج للفندق: إجراء معاينات للموقع وجولات فندقية تفاعلية، مع إبراز المساحات والخدمات الرئيسية التي تتوافق مع احتياجات العملاء.
- التفاوض وإبرام العقود: استخدام التقدير المهني والصلاحيات المتاحة للتفاوض بشأن الأسعار والشروط والاتفاقيات مع العملاء والموردين.
- إدارة علاقات العملاء: العمل نقطة الاتصال الرئيسية منذ توقيع العقد وحتى تنفيذ الفعالية، وتنسيق تفاصيل المجموعة، بما في ذلك حجوزات الغرف، والأطعمة والمشروبات، والفوترة، وبنود الأداء، وفرص الإيرادات من الجهات التابعة.
- إدارة مستندات الفعاليات: إدخال تفاصيل الفعاليات وتحديثها في أنظمة الحجز، وتنسيق زيارات الموقع، وترتيب خدمات كبار الشخصيات.
- إعداد المستندات وتوزيعها: إعداد ومشاركة أوامر فعاليات الولائم (BEOs)، وملخصات المجموعات، وقوائم الطعام، والمخططات، وتقارير ما بعد الفعالية، بما يضمن توافق الفرق.
- التنظيم والانتباه إلى التفاصيل: ترتيب الأولويات، وإدارة الجداول الزمنية، والحفاظ على سجلات دقيقة لدعم جودة الخدمة والكفاءة التشغيلية.
- التعاون بين الفرق: الشراكة مع فرق العمليات والتموين والإيرادات لضمان انتقال سلس من المبيعات إلى تقديم الخدمة.
المتطلبات والمؤهلات
تحدد القيم الأساسية لمجموعة فنادق هيلتون السمات التي تساعد على النجاح، وتشمل:
- الشغف بنشر روح الضيافة ودفئها.
- التصرف بنزاهة والحرص دائمًا على فعل الصواب.
- إلهام الآخرين من خلال القيادة.
- الإيمان بأن العمل الجماعي يقود إلى أفضل النتائج.
- التحلي بروح المسؤولية والمساءلة.
- التركيز على اللحظة الراهنة، مع إظهار الإلحاح والانضباط في كل موقف، إدراكًا لإمكانية إحداث أثر lasting.