تتولى وظيفة منسق المجموعات والفعاليات تنسيق حجوزات فعاليات المجموعات وتأمين مبيعات الاجتماعات والإقامات الجماعية، إلى جانب تنسيق المساحات والخدمات المرتبطة بالفعاليات. ويسهم الدور في تقديم تجارب مميزة للضيوف من خلال إدارة تفاصيل الفعالية والعلاقة مع العميل منذ إبرام العقد وحتى التنفيذ.
يشمل نطاق العمل تطوير فرص أعمال جديدة، والتنسيق بين فرق المبيعات والتشغيل والتموين والإيرادات، مع المحافظة على دقة الوثائق والمواعيد والتفاصيل اللازمة لضمان انتقال سلس من مرحلة البيع إلى تقديم الخدمة.
المسؤوليات
تشمل المسؤوليات خلال يوم العمل المعتاد ما يلي:
- دفع مبيعات المجموعات: الرد على الاستفسارات الواردة وتأمين مبيعات الاجتماعات وإقامات المجموعات التي تتراوح بين 10 و50 غرفة، بحسب الفندق، بما يشمل قاعات الاجتماعات والأطعمة والمشروبات والخدمات الإضافية.
- استقطاب عملاء محتملين جدد: البحث عن فرص الأعمال الجديدة وتأهيلها وتحويلها إلى أعمال فعلية من خلال الجهود التسويقية الخارجية، وإعداد العروض، ووضع استراتيجيات مبيعات مخصصة.
- الترويج للمنشأة: إجراء زيارات معاينة للموقع وجولات تعريفية بالفندق، مع إبراز المساحات والخدمات التي تتوافق مع احتياجات العملاء.
- التفاوض وإبرام العقود: استخدام الصلاحيات والتقدير المهني للتفاوض بشأن الأسعار والشروط والاتفاقيات مع العملاء والموردين.
- إدارة علاقات العملاء: العمل نقطة الاتصال الرئيسية منذ توقيع العقد وحتى تنفيذ الفعالية، وتنسيق تفاصيل المجموعة، بما في ذلك حجوزات الغرف، والأطعمة والمشروبات، والفوترة، وبنود الأداء، وفرص الإيرادات من الجهات التابعة.
- إدارة وثائق الفعاليات: إدخال تفاصيل الفعاليات وتحديثها في أنظمة الحجز، وتنسيق زيارات الموقع، وترتيب خدمات كبار الشخصيات.
- إعداد الوثائق وتوزيعها: إعداد ومشاركة أوامر فعاليات الولائم (BEOs)، وملخصات المجموعات، وقوائم الطعام، والمخططات، وتقارير ما بعد الفعالية، لضمان التنسيق بين الفرق.
- التنظيم والتركيز على التفاصيل: ترتيب الأولويات، وإدارة الجداول الزمنية، والحفاظ على سجلات دقيقة لدعم جودة الخدمة والكفاءة التشغيلية.
- التعاون بين الفرق: العمل مع فرق التشغيل والتموين والإيرادات لضمان انتقال سلس من المبيعات إلى تقديم الخدمة.
المؤهلات والمتطلبات
تحدد قيم مجموعة فنادق هيلتون الأساسية الصفات اللازمة للنجاح في العمل، وتشمل ما تبحث عنه في كل عضو من أعضاء الفريق:
- الشغف بنشر نور الضيافة ودفئها.
- التصرف بنزاهة والحرص دائمًا على فعل الصواب.
- إلهام الآخرين من خلال القيادة.
- الإيمان بأن العمل الجماعي يقود إلى أفضل النتائج.
- التحلي بروح المسؤولية والمساءلة.
- التركيز على الحاضر، وإظهار الإلحاح والانضباط في كل لحظة، إدراكًا لأثر ذلك المستمر.